Systemowe wspomaganie firm produkcyjnych

Piłka w grze

Kiedy rozpoczynamy nasza pierwsza, druga, piata czy tez dziesiata prace, otrzymujemy od pracodawcy w wiekszosci przypadków komputer i telefon komórkowy. Wszystkie przekazywane nam sprzety zostaja uzbrojone przez dział IT w funkcjonujace w danej firmie programy. Dostajemy sprzet z wgranym pakietem Microsoft Office oraz zainstalowanymi systemami, loginami, hasłami. Nawet jesli znamy wykorzystywane w nowym miejscu pracy programy, to i tak musimy sie wdrozyc w ich wersje funkcjonujaca w firmie. Kazda organizacja ma własna specyfike i dostosowuje podstawowe wersje programów do swoich standardów, niejednokrotnie dokładajac personalizowane nakładki, które zostały napisane przez programistów na zamówienie i według szczególnych wytycznych. System moze i z nazwy jest taki sam, ale jego funkcjonalnosc czy konfiguracja sa indywidualnie dopasowywane do danej firmy.

Excel rządzi… do czasu

Od niego wszystko sie zaczyna. Od Excela. Najlepszy system bazodanowy i analityczny na swiecie. Do czasu, gdy organizacja przekroczy pewna granice i przestaje nam to wystarczac. Potrzebujemy wiecej. Uwzglednienia wszystkich zasobów: maszynowych, ludzkich, surowcowych. Graficznej prezentacji wniosków. Wykresów Ganta. Alertów. Raportów generowanych jednym kliknieciem. Sztucznej inteligencji. Automatyzacji. Szybszego dostepu do informacji. To moment, gdy w firmie podejmujemy decyzje i ogłaszamy casting na system, który wpasuje sie w specyfi ke naszej organizacji oraz spełni wszystkie nasze oczekiwania.

Co nagle to po diable

Kolokwialnie mówiac: shit in – shit out, wiec zanim zdecydujemy sie na wdrozenie jakiegokolwiek z systemów, weryfi kujemy nasze excelowe bazy danych. Czasami lepiej przesunac wdrozenie o kilka lub nawet kilkanascie miesiecy. Czas, który w ten sposób zyskujemy, poswiecamy na zbudowanie badz zaktualizowanie baz z podstawowymi danymi, a nie próbujemy chwycić wszystkie sroki za ogon. Równoległe zbieranie danych, by zbudowac ich zbiór, i realizowanie projektu wdrozenia jakiegokolwiek systemu zwieksza szanse, by nasze przedsiewziecie zakonczyło sie spektakularna porazka.

Od ogółu do szczegółu

Niektóre systemy posiadaja mozliwosc przeprowadzenia wdrozenia z wykorzystaniem ogólnego poziomu danych. W takich przypadkach wszystkie nasze indeksy dzielimy na grupy i kompletna masterdate opracowujemy z poziomu grupy, a nie pojedynczego produktu. I z wykorzystaniem bazy na takim poziomie ogólnosci wdrazamy system. Przejscie na bardziej szczegółowa analityke, oparta na indywidualnych danych dla kazdego wyrobu, to moze byc kolejny etap zwiazany z usprawnianiem naszego wdrozonego juz systemu. Rozpoczynamy jego realizacje po kilku badz kilkunastu miesiacach od zakonczenia wdrozenia. Mamy wtedy wieksza wiedze na temat naszego systemu, na którym codziennie pracujemy. Znamy jego funkcjonalnosci – nie tylko teoretyczne i sprawdzone na testowych wycinkach danych, ale działajace na „zywym organizmie”, którym jest nasza organizacja. Czerpiemy juz z niego pierwsze korzysci, widzimy wady i zalety, zauwazamy obszary do modyfikacji, doskonalenia, usprawniania.

To samo dotyczy systemów składajacych sie z kilku modułów. Jezeli jest taka mozliwosc, czasami decydujemy sie na wdrazanie poszczególnych modułów po kolei. Pozawala nam to m.in. na delegowanie do projektu wdrozenia mniejszych zasobów ludzkich i zmniejsza ryzyko niepowodzenia przy realizacji projektu. Suma małych sukcesów polegajacych na wdrozeniu osobno kazdego z modułów jest korzystniejsza od porazki podczas jednego duzego wdrozenia całego systemu.

Co w trawie piszczy

W firmach produkcyjnych klikamy w systemach do zarzadzania przedsiebiorstwem (Enterprise Resource Planning, ERP), w których mozemy zapoznac sie np. ze stanami magazynowymi wyrobów gotowych, półproduktów, komponentów, materiałów promocyjnych w ujeciu ilosciowych i wartosciowym. Systemy klasy ERP bardzo często sa naszym głównym zródłem danych podstawowych, które zasila pozostałe programy w niezbedne informacje.

Na halach produkcyjnych działaja systemy zarzadzania produkcja (Manufacturing Execution System, MES), w których widzimy m.in. statusy realizowanych w danym momencie zlecen oraz mozemy np. raportowac przestoje i awarie naszego parku maszynowego.

Programami uzupełniającymi systemy do zarządzania produkcją są programy przeznaczone do planowania produkcji (Advanced Planning and Scheduling, APS), dzięki którym możemy generować różne wersje planów i wybierać najbardziej optymalny plan dla firmy na dany moment. Systemy do planowania produkcji wspierają również obszar planowania materiałowego, usprawniając pracę przy bilansowaniu materiałowym oraz mogą nam pokazywać dane dotyczące zarówno planów krótkoterminowych (np. dzienne harmonogramy produkcji), jak i planów długoterminowych (np. roczny plan produkcji).

Zakładając biały fartuch i przemieszczając się do pomieszczeń laboratoryjnych, możemy natknąć się na systemy wspierające codzienną działalność naszych laboratoriów. Mowa o systemach klasy LIMS (Laboratory Information Management System). Przy pomocy tego typu aplikacji możemy np. rejestrować próbki, zarządzać aparaturą kontrolno-pomiarową czy też tworzyć w nich bazy wyników z naszych badań.

Przechodząc ze strefy „czystej” do „brudnej” zmieniamy LIMS na WMS (Warehouse Management System). Jesteśmy w obszarze magazynów i wspomagamy się system do ich zarządzania. Przy pomocy systemów tej klasy możemy zarządzać terminami ważności naszych zapasów oraz otrzymać systemowe wsparcie w procesach np. inwentaryzacji.

Wychodząc poza obszary stricte okołoprodukcyjne, możemy zaopatrzyć się w system do zarządzania cyklem życia produktu PLM (Product Lifecycle Management). To system wspierający proces wdrażania produktów. W jednym „elektronicznym” miejscu mamy zebrane wszystkie informacje odnośnie produkt: – zaczynając od jego koncepcji, a kończąc na ewentualnej utylizacji po zakończeniu cyklu życia produktu i podjęciu decyzji o jego wycofaniu z oferty.

W bieżącej działalności całej organizacji wspierają nas systemy do zarządzania dokumentami (Electronic Document Management lub Document Management System, EDM), w których m.in. opisujemy i akceptujemy faktury. Dokumenty przychodzą do nas w postaci skanu w wiadomości mailowej, a nie jako wymięta przez wiele rąk kartka papieru.

Możemy pójść o krok dalej i zapoznać się z systemem Workflow, który oprócz funkcjonalności związanej z obiegiem dokumentów, zapewnia możliwość delegowania zadań oraz umożliwia elektroniczny przepływ informacji pomiędzy pracownikami.

Możemy również wspomóc się programami do prognozowania popytu, które znacząco wpływają na jakość i trafność naszych planów sprzedaży.

A skoro jesteśmy przy planach sprzedaży, to do ich tworzenia również możemy mieć odrębne, niejednokrotnie szyte na miarę i zgodne z potrzebami naszej firmy, programy.

Systemowa współpraca

Tak samo jak integrujemy ludzi, by lepiej ze sobą współpracowali, tak samo musimy integrować wszystkie systemy, które funkcjonują w naszej organizacji, aby współgrając ze sobą, przynosiły nam oczekiwane rezultaty. Wystarczy, aby jeden trybik w naszym systemowym kole lekko się wygiął, a będzie to miało konsekwencje dla działań całej machinerii. Stwierdzenie: „A u mnie działa,” w przypadku systemów w liczbie mnogiej, nie może wywoływać uśmiechu zadowolenia. Systemy muszą działać nie w jednym, a we wszystkich obszarach, abyśmy mieli podstawy do odtrąbienia sukcesu.

Artykuł został opublikowany w kwartalniku "Świat Przemysłu Kosmetycznego" 4/2021