Dlaczego ERP radzi sobie z zasobami, ale nie ograniczeniami? Systemy eksperckie do zarządzania produkcją kosmetyczną

Wyobraźmy sobie, że próbujemy ułożyć skomplikowaną układankę z puzzli, mając do dyspozycji tylko połowę elementów. Choćbyśmy mieli najbardziej wyrafinowane puzzle na rynku, nie uda nam się osiągnąć zamierzonego celu. Właśnie tak wygląda wykorzystanie systemów ERP w kontekście zarządzania produkcją kosmetyczną. Pomimo ich znaczących zalet, to jednak wciąż tylko część rozwiązania, które może nie sprostać wymaganiom, jakie stawia przed kierownikami produkcji specyfika procesów wytwórczych. Jeśli nasze procesy produkcyjne są złożone i charakteryzuje je m.in. bardzo zróżnicowany asortyment, różne wielkości partii produkcyjnych czy wielość formatów opakowań, wówczas nawet najdrobniejsze opóźnienie czy ponadprogramowe przezbrojenie mogą mieć wpływ nie tylko na terminowość realizacji zleceń, ale także na stabilność całego procesu.

W efektywnym zarządzaniu produkcją podstawą jest zawsze planowanie i harmonogramowanie. Dzięki właściwemu planowaniu i kontrolowaniu obciążeń produkcyjnych firmy mogą wpływać na swoją zdolność do dotrzymywania terminów dostaw, optymalizowania poziomów zapasów, produkcji w toku oraz stanów magazynowych. O ile wielu producentów zdaje sobie z tego sprawę, to niestety świadomość tego, że systemy ERP nie służą do precyzyjnego planowania wcale nie jest tak powszechna.

Systemy ERP są zoptymalizowane do przetwarzania transakcji, ale nie posiadają algorytmów optymalizacyjnych i architektury technicznej odpowiedniej do realizacji zaawansowanego planowania. Mimo, że dla wielu firm działających w branży produkcyjnej system ERP jest narzędziem planowania produkcji, to nie jest to jego główną funkcjonalnością. Jako system zorientowany na biznes, ERP zarządza większością aspektów działalności, szeroko integrując obszary, począwszy od zasobów ludzkich przez finanse, na zakupach i zapasach kończąc. Zadania planowania i harmonogramowania w ERP są w zdecydowanej większości ograniczone do szacowania zdolności produkcyjnych i – w wybranych rozwiązaniach – do podstawowego bilansowania MRP I. Dane podstawowe potrzebne do planowania pozostają na poziomie ogólnym i nie obsługują kluczowych zmiennych, takich jak indywidualne ograniczenia zasobów czy dostępność materiałów. Przekłada się to na niski poziom zarządzania zmianą i wpływa w znacznym stopniu na realność i wykonalność planów. Dlatego też w firmach, w których ERP służy do planowania produkcji, faktyczne plany nadal powstają w Excelu.

Coraz więcej klientów w branży produkcji kosmetycznej zdaje sobie sprawę z tego, że ERP daje szerokie spektrum możliwości, jeśli chodzi o parametryzację procesu produkcyjnego, natomiast nie daje odpowiednich możliwości, aby zautomatyzować proces uwzględniania tych danych podczas planowania produkcji. Cała praca związana z optymalizacją planu spoczywa wówczas na zespole planistycznym, do którego należą decyzje o kolejności realizowanych zleceń, analiza możliwości wykorzystania maszyn alternatywnych i surowców alternatywnych, jak i często monitoring bieżącej sytuacji na hali produkcyjnej i wynikająca z niego konieczność korekty wcześniej stworzonego planu. Niedostatki ERP w obszarze planowania są szczególnie widoczne w sytuacji, gdy rynek oczekuje natychmiastowej reakcji na zmiany – w ilości produkowanych wyrobów, ich składzie, opakowaniu, dostępności surowców etc.

System ERP w czasach „czarnych łabędzi”

W obecnych  czasach mamy do czynienia ze stale pojawiającymi się „czarnymi łabędziami”, które wymagają od nas zrewidowania oczekiwań wobec systemów wspierających zarządzanie produkcją. Oczywiście, nawet w stabilnych czasach planowanie i harmonogramowanie oznaczało zmaganie się planistów z niedoborami surowców, awariami maszyn, brakami wymaganej obsady, jednak ostatnie lata są zwielokrotnieniem tej rzeczywistości.

Aby być elastycznymi w tych burzliwych czasach, musimy zapewnić sobie możliwość efektywnego zarządzania danymi, ich modyfikacji, aktualizacji czy poszerzenia ich zakresu. Trzeba potrafić w krótkim czasie zmienić kryteria planowania lub za pomocą przeprowadzonej symulacji zweryfikować np. jakie skutki przyniesie zmniejszenie wielkości partii konfekcjonowanej. Systemy ERP nie pozwalają na łatwą symulację, ponieważ wszystkie zasoby – jeśli mają być analizowane w wybranym scenariuszu – muszą być dodane do systemu „na żywo.” Dlatego, jeśli firma chciałaby ocenić skutki zmiany dostępności określonych zasobów lub wprowadzenia nowych, musiałyby być one dodane do istniejących zasobów, co w rzeczywistości nie odzwierciedlałoby stanu faktycznego.

Mówiąc obrazowo – ERP radzi sobie z zasobami, ale nie ograniczeniami. Do tego służą systemy klasy APS (Advanced Planning and Scheduling). Poza ograniczeniami związanymi z zasobami (zarówno maszynowymi, jak i ludzkimi), mam tu także na myśli ograniczenia procesowe w postaci minimalnych i maksymalnych czasów między operacjami (np. czasów minimalnych potrzebnych do kondycjonowania masy lub maksymalnych czasów przydatności masy) lub macierzy przezbrojeń (w zależności od zmiany parametrów produkowanego wyrobu – np. koloru masy, obecności alergenów, substancji trudno wymywalnych etc.). Dobre systemy klasy APS pozwalają na etapie planowania zamrozić określone zasoby, gdy ocenia się przepustowość innych zasobów. Dzięki systemowi APS klienci eq system z branży produkcji kosmetycznej dostosowują produkcję do modelu zbudowanego na podstawie różnych ograniczeń procesowych. Przykładem może być uwzględnienie w planie produkcyjnym specyfiki procesów wytwórczych ukrętu w powiązaniu z procesem konfekcjonowania albo bilansowanie produkcji pod względem dostępności pracowników o określonych kompetencjach lub zoptymalizowanie łańcucha dostaw pod kątem dostępności surowców. System APS daje możliwość testowania scenariuszy ze zmieniającymi się ograniczeniami i warunkami brzegowymi, a co za tym idzie przeanalizowania, jak te różne scenariusze wpływają na kluczowe wskaźniki wydajności i ocenę wpływu zakłóceń w łańcuchu dostaw na operacje produkcyjne. W związku z tym, zanim zakłócenia się pojawią, znamy już ich implikacje.

W co inwestować poza systemem ERP?

Systemy ERP są narzędziami kompleksowymi, ale funkcjonują na pewnym poziomie ogółu, zatem przy podejmowaniu decyzji o usprawnianiu poszczególnych obszarów w przedsiębiorstwie zalecam rozbudowywanie funkcjonalności ERP poprzez jego integrację z systemami eksperckimi, które są coraz bardziej popularne w branży kosmetycznej. To systemy eksperckie wspierają poszczególne procesy, jak np. planowanie i harmonogramowanie produkcji (wspomniane wcześniej systemy klasy APS), zarządzanie personelem (systemy HRM) czy zarządzanie magazynem (systemy WMS) lub służbami utrzymania ruchu (systemy CMMS).

Systemy eksperckie do zarządzania produkcją i personelem (APS, MES, CMMS, HRM etc.) pozwalają wykorzystywać szczegółowe dane do usprawnienia poszczególnych procesów w produkcji kosmetycznej. System MES (Manufacturing Execution System) wraz z traceability zapewnia pełną identyfikowalność produktów, surowców, ich źródeł pochodzenia oraz parametrów prowadzenia procesu produkcyjnego dla danej partii produktu, co jest kluczowe w branży produkcji kosmetycznej. Dane te mogą być zbierane dla konkretnego zlecenia produkcyjnego czy partii produkcyjnej. System MES pozwala na rejestrację wszystkich parametrów procesu produkcyjnego, wszystkich nastawów, a nawet tego, czy dany pracownik wykonujący konkretną partię posiadał w tym czasie wszystkie ważne badania lekarskie. Dane zbierane przez system MES są podstawą do udokumentowania realizacji zwalidowanego procesu w zgodzie z GAMP oraz pozwalają na wprowadzenie digitalizacji raportu serii. Rozbudowany system alarmów i alertów umożliwia podjęcie natychmiastowej reakcji w przypadku pojawienia się problemu zidentyfikowanego na etapie kontroli jakości, co pozwala na jego szybkie rozwiązanie, zmniejszając znacząco straty czasu i minimalizując liczbę braków. W ten sposób można zapobiec zwolnieniu błędnej partii produktów na rynek, zwiększając w ten sposób bezpieczeństwo klientów i ograniczając ryzyko związane z zepsuciem wizerunku marki.

Z kolei system HRM (Human Resources Management) umożliwia właściwe planowanie obsady, co jest odpowiedzią na problemy z rosnącymi kosztami pracowniczymi i brakiem wykwalifikowanych pracowników. Dobry system HRM uwzględnia rzeczywiste zapotrzebowanie na pracowników z określonymi kompetencjami oraz równocześnie zapewnia zgodność grafików z kodeksem pracy. Przełożony nie musi już zastanawiać się, czy zaplanowany grafik spełnia obowiązujące przepisy. Nie musi się także martwić, czy pracownik/ktoś zrealizuje zaplanowane zadania na produkcji.

Powyżej podałem kilka przykładów systemów wspomagających zarządzanie produkcją w branży kosmetycznej. Należy pamiętać, że pełna integracja i wymiana danych pomiędzy tymi systemami (również systemami QMS, LIMS czy WMS) pozwala kompleksowo spojrzeć na specyficzne procesy produkcyjne dla branży kosmetycznej, a przepływ danych produkcyjnych do obszaru biznesowego (w ERP) pozwala na podejmowanie trafnych strategicznych decyzji biznesowych.

Oczywiście zdaję sobie sprawę, że narzędzia informatyczne nie są rozwiązaniem samym w sobie. Potrzebna jest wiedza firmy wdrażającej, poparta latami doświadczeń, także w Państwa branży, i setką przeprowadzonych projektów wdrożeniowych. Z mojego doświadczenia wiem, że wdrożenie nowego narzędzia IT motywuje do usystematyzowania procesów w przedsiębiorstwie, uporządkowania i analizy dostępnych danych, co już samo w sobie przyczynia się do lepszego działania organizacji. Pamiętajmy także, że podstawą wszystkich inwestycji w „lifting” czy „modelowanie” narzędzi IT muszą być konkretne cele biznesowe, których określenie nie tylko będzie odpowiedzią na bieżące wyzwania dla branży, ale też pomoże w dalszym rozwoju organizacji.