Strategia budowania portfolio surowców kosmetycznych

Branżę surowców kosmetycznych tworzą producenci surowców i dystrybutorzy, którzy oferują te produkty firmom produkującym kosmetyki. Rynek ten charakteryzuje się ograniczoną konkurencyjnością, gdyż w przypadku nowoczesnych składników rzadko spotyka się identyczne zamienniki, a na jednym rynku dany surowiec oferuje zazwyczaj wyłącznie jedna firma (producent bądź wyłączny dystrybutor). Jeśli uwzględnimy to, iż koszty rezygnacji z surowca są bardzo wysokie (wiążą się zazwyczaj ze zmianami receptury, ponowieniem badań, zmianą etykiet czy niejednokrotnie nawet z innymi właściwościami produktu) i dotyczą najczęściej więcej niż jednego kosmetyku, to decyzja o wprowadzeniu nowej substancji do portfolio nabiera bardzo dużego znaczenia.

Etapy ewaluacji nowego surowca:

• sprawdzenie wymogów formalnych,
• sprawdzenie uzasadnienia merytorycznego,
• ocena unikalności technologicznej,
• ocena producenta (fakultatywna/okresowa),
• ocena dystrybutora (fakultatywna/okresowa),
• ocena oferty i wstępny wybór,
• sprawdzenie działania,
• ostateczny wybór.

Sprawdzenie wymogów formalnych

Ocena surowca zaczyna się od sprawdzenia wymogów formalnych – czy surowiec nadaje się do użycia w kosmetykach, czy ma pełną dokumentację, czy mamy pełen skład (czasem na tym etapie okazuje się, że w dokumentach marketingowych przedstawiano INCI bez substancji konserwujących), czy surowiec spełnia wymogi projektu w zakresie rynków docelowych czy też dodatkowych wymagań stawianych kosmetykowi, jak chociażby zgodność z wytycznymi organizacji wegańskich. Ten etap jest kluczowy, a jego pominięcie może przynieść opłakane skutki dla projektu.

Sprawdzenie uzasadnienia merytorycznego

Kolejny etap to sprawdzenie merytoryczne, czy proponowana substancja w sposób znaczący różni się od tego, co już mamy na stanie (działaniem i/lub potencjałem marketingowym) lub też czy jest konieczna do użycia w planowanym projekcie. Oczekujmy od technologa czytelnego określenia, co wnosi nowa substancja względem posiadanych: czy naprawdę jest pod jakimś względem innowacyjna, wyznacza nowe Aktualności lub jej użycie wynika z założeń projektu, czy też ma wyłącznie dobry marketing.

Ocena unikalności technologicznej

Jeśli wskazany surowiec spełnia wszelkie wymogi formalne i merytoryczne, można przejść do oceny unikalności technologicznej. Dokonuje tego specjalista ds. zakupów, który szuka na naszym rynku co najmniej trzech potencjalnych dostawców dokładnie takiego samego surowca. Jeśli znajdzie, wówczas można odpuścić szczegółową analizę producenta i przejść do oceny dystrybutora. W ten sposób możemy oceniać podstawowe oleje czy popularne substancje, jak choćby gliceryna.

Ocena producenta

Ocena producenta polega na określeniu, jak długo istnieje, jak długo jest oferowany na naszym rynku, czy w ostatnich 3-4 latach zmieniał dystrybutora, wycofywał jakikolwiek surowiec z oferty, jak często i o ile podnosił ceny. Jeśli producent istnieje na rynku krócej niż 3 lata, to jest to sygnał ostrzegawczy – ostatnie, czego chcemy, to być zmuszonym zmieniać recepturę ze względu na brak dostępności surowca. Oczywiście można nadal zdecydować się na takiego producenta, ale pod warunkiem, że dystrybuuje go duży, stabilny i sprawdzony dystrybutor, który zapewni nas, że podjął się dystrybucji w perspektywie przynajmniej 5-letniej, a producent został przez niego zweryfikowany i jest rzetelną firmą.

Od strony ekonomicznej źle świadczą o producencie częste lub zbyt duże względem inflacji podwyżki cen oraz częste zmiany dystrybutora (mogą one wynikać z kiepskiego przyjęcia surowców tego producenta przez rynek), przy których najczęściej także dochodzi do wzrostu cen.

Doświadczony producent to także atuty w postaci wsparcia technologicznego, szczególnie w przypadku surowców konsystencjotwórczych, oraz mniejszego ryzyka braku powtarzalności kolejnych partii.

Ocena dystrybutora

Kolejna analiza odnosi się do dystrybutora, którym często jest producent. W tym przypadku kluczowe kwestie to stabilność firmy i jej portfolio (tyczy się to producentów, jak i surowców), rzetelność i terminowość dotychczasowych dostaw oraz jakość wsparcia. Niestety wciąż są firmy, które nie potwierdzają przez kilka tygodni złożonych zamówień, przesyłają zamówione próbki po dwóch czy trzech miesiącach, a oferta cenowa rośnie co roku o znaczny procent. Dobrzy dystrybutorzy organizują ciekawe sympozja surowcowe (aktualnie w formie online), prowadzą newsletter z informacją o nowościach, ale nadal kluczowe jest wsparcie przy problemach technologicznych, logistycznych czy marketingowych. Oczywiście oceny producenta i dystrybutora dokonuje się przy pierwszym ich ocenianym surowcu i cyklicznie weryfikuje.

Ocena oferty i wstępny wybór

Dalszym elementem ewaluacji jest analiza i ocena oferty. Jest ona oceniana zarówno pod względem wymogów formalnych (kryteria akceptowalności stosowane w firmie), jak i w odniesieniu do innych surowców o tej samej funkcji, z których mamy wybrać ten najlepszy.

W kryteriach akceptowalności określa się najczęściej dwa parametry: minimalny czas oczekiwania na dostawę (lead time) oraz minimalny procent (lub długość) pozostałego okresu trwałości. Niestety wciąż zdarzają się sytuacje, że dostarczony surowiec ma raptem 3-4 miesiące trwałości, bo od jego produkcji upłynęło już 20 miesięcy. Należy jednak pamiętać, że lead time nie ma charakteru gwarancji, więc jeśli poinformujemy dostawcę, że maksymalny akceptowalny czas oczekiwania na dostawę wynosi np. 8 tygodni, to możemy otrzymywać oferty z wpisanym czasem 8 tygodni, a praktyka dostaw może później nie pokrywać się z tą deklaracją. Podobnie jest z pozostałym okresem ważności surowca – najlepiej przyjąć realne dla obydwu stron wartości (np. minimum 50% okresu trwałości, nie krócej niż 6 miesięcy) niż mieć później problem przy odbiorze dostaw.

Oczywiście prosząc o ofertę na dany surowiec, należy pytać o wielkości zamówień. Powinny być one znacznie większe niż nasze planowane pierwsze zużycie – na tym etapie dużo łatwiej nam negocjować cenę dla większych ilości surowca niż gdy już go kupimy.

Sama cena (w połączeniu z planowaną dozą, planowaną pierwszą produkcją i kolejnym ponowieniem, okresem trwałości oraz MOQ) określa nam ryzyko przeterminowania surowca. Algorytm do obliczeń w tym zakresie różni się w każdej firmie, która takowe obliczenia prowadzi, jednak, co do zasady, pozwala w łatwy sposób wybrać bardziej atrakcyjną dla nas (z uwzględnieniem projektu) ofertę. Zupełnie inaczej podejdziemy do zamówienia 25 kg surowca, gdy na pierwszą produkcję zużyjemy jedynie 5 kg przy projekcie start-upowym, a zupełnie inaczej, kiedy realizujemy go dla dużej, stabilnej marki.

Sprawdzenie działania

Przed ostatecznym wyborem drogich substancji aktywnych możemy się pokusić o sprawdzenie ich działania. Niestety podzlecanie tego typu badania jest dość kosztowne, więc ten etap ma zastosowanie zazwyczaj w firmach, które dysponują naukowym sprzętem badawczym (odpowiednim do badanych parametrów). Potrzeba takiego sprawdzenia wynika z faktu, iż nie ma ustandaryzowanych badań surowców kosmetycznych – każdy producent inaczej dobiera próbę, robi różne badania na innym sprzęcie, inaczej je ocenia, czasem dysponuje wyłącznie badaniami in vitro, a to badania in vivo dają najbardziej miarodajne wyniki skuteczności. Ujednolicając procedurę (ta sama baza z jednym i drugim surowcem), mamy pewne porównanie skuteczności surowca. Na jego podstawie łatwo jest dobrać dozy obydwu surowców o porównywalnym działaniu, a dzięki temu jeszcze raz przeprowadzić obliczenia w ocenie oferty.

Ostateczny wybór

W jaki sposób dokonać ostatecznego wyboru? Wybrać ten z najlepszą punktacją, o ile spełnia warunki brzegowe naszej firmy i naszego projektu. Czasem trzeba taki surowiec rozpatrzyć nie tylko w kontekście jednego produktu, ale całej linii, w której występuje (umożliwi to lepsze dopasowanie zużycia w kontekście pierwszej produkcji).

Wyzwania rynku surowcowego w obecnym czasie

Ostatni rok nie był łatwy dla całej branży surowcowej. Po problemach związanych z łańcuchami dostaw w czasie pandemii doszedł problem brexitu. Czasy oczekiwania na surowce wydłużyły się, a przypadki opóźnień w dostawach są znacznie częstsze niż przed 2020 r. Jak więc zmodyfikować swoją strategię?

Przyspieszyć zamawianie względem realnej potrzeby – o ile wcześniej można było zamawiać surowce z dostawą na 2 tygodnie przed produkcją, o tyle teraz lepiej zwiększyć ten okres do 6 lub nawet 10 tygodni. Oczywiście takiej zmiany należy dokonać w porozumieniu z dyrektorem finansowym przedsiębiorstwa, bo z jednej strony odbije się to negatywnie na płynności, ale z drugiej – zapewni realizację produkcji bez kosztownych dla nas przestojów i bez braków produktowych dla właścicieli produkowanych marek.

Druga zalecana modyfikacja to odświeżanie i aktualizacja ofert nawet co 2-4 tygodnie. Wynika to z bardzo dynamicznie zmieniających się czasów realizacji zamówień.

Powinniśmy także zwrócić uwagę na rzetelność obliczeń przy podwyżkach – sam ostatnio otrzymałem informację, że ze względu na formalności brexitowe cena każdego opakowania wzrasta o stały koszt. Po obliczeniach okazało się jednak, że cena całego opakowania 5 kg wzrasta ponad dwukrotnie niż cena opakowania 25 kg. Trzeba było prosić dostawcę o ponowne przeliczenie, wskazując mu tę niespójność.

Co jeszcze należy wiedzieć?

Dystrybutorom zależy na tym, abyśmy kupowali od nich jak najszerszą ofertę. Dzięki temu na etapie rozważania surowca możemy sporo wynegocjować nie tylko w zakresie ceny. Czasem będzie to mniejsze, niestandardowe opakowanie na pierwszą produkcję, innym razem trzymanie przez dystrybutora lokalnego stanu magazynowego pod nasze zamówienia (co skróci nam tzw. lead time), a czasem nawet badania skuteczności konserwacji dla naszego produktu na koszt producenta. Możliwości jest wiele i warto rozmawiać.

Pamiętajmy, że pracujemy z dostawcami, a nie przeciwko nim. Dobry dostawca to nieoceniona pomoc – czasem powie z wyprzedzeniem o zaczynających się problemach z dostępnością, czasem może przyspieszyć naszą dostawę, a innym razem będzie pomagał wraz z producentem w rozwiązaniu problemów technologicznych. Dlatego tak ważny jest ich wybór i otaczanie się najlepszymi.

Krzysztof Domalewski

Artykuł został opublikowany w kwartalniku "Świat Przemysłu Kosmetycznego" 1/2021