Nowoczesne metody planowania czasu pracy pracowników produkcyjnych w branży kosmetycznej

Kategoria: Premium Produkcja
5 min. czytania

Planowanie czasu pracy w branży kosmetycznej jest istotnym aspektem powiązanym z planowaniem skomplikowanych procesów produkcyjnych. Grafiki czasu pracy nie tylko prezentują plan pracy dla zespołu pracowników, ale stanowią kluczowy element w efektywnym harmonogramowaniu produkcji, uwzględniając specyficzne wymagania tej branży. W tym wypadku optymalny harmonogram produkcji i optymalny grafik pracy nie jest łatwy do stworzenia. Dodatkowo plany te muszą być ze sobą zgrane. Jak to osiągnąć?

Wyzwania w planowaniu czasu pracy na produkcji kosmetycznej

Branża kosmetyczna, podobnie jak wiele innych sektorów, napotyka szereg wyzwań związanych z planowaniem czasu pracy dla pracowników produkcyjnych. Menedżerowie tej branży muszą poradzić sobie z kilkoma kluczowymi problemami, aby utrzymać efektywność produkcji i spełniać rosnące oczekiwania rynku.

  • Zmienny popyt na produkty –wprowadzenie nowych produktów kosmetycznych oraz sezonowe trendy wpływają na zmienny popyt na pracowników na różnych liniach produkcyjnych. Menedżerowie muszą elastycznie reagować na te zmiany, dostosowując grafiki pracy pracowników do dynamicznego zapotrzebowania na różne produkty.
  • Zróżnicowane procesy produkcyjne – produkcja kosmetyków może obejmować różnorodne procesy, od produkcji wsadowej do produkcji dyskretnej. Menedżerowie muszą efektywnie zarządzać zróżnicowanymi procesami, dostosowując plany pracy do specyfiki każdego z nich.
  • Wymogi związane z bezpieczeństwem i jakością – branża kosmetyczna podlega surowym przepisom dotyczącym bezpieczeństwa i jakości produktów. Planowanie czasu pracy musi uwzględniać odpowiednie normy (w tym przepisy kodeksu pracy), a pracownicy muszą być przeszkoleni zgodnie z wymaganiami regulacyjnymi oraz posiadać odpowiednie do stanowiska pracy badania.
  • Problemy z dostępnością wykwalifikowanych pracowników i rotacja pracowników produkcyjnych – problemy z dostępnością wykwalifikowanych pracowników wymagają odpowiedniego planowania grafików pracy, aby optymalnie zagospodarować ich czas. Z kolei rotacja pracowników produkcyjnych może prowadzić do problemów związanych z utrzymaniem stabilności zespołu i przekazywaniem wiedzy. Menedżerowie muszą brać pod uwagę rotację i planować szkolenia oraz dostosowywać grafiki pracy zgodnie z tymi wyzwaniami.

Planowanie czasu pracy a planowanie produkcji

Na planowanie grafików pracy pracowników produkcyjnych ma wpływ plan produkcji. Branża kosmetyczna charakteryzuje się dość dużym stopniem skomplikowania planu, gdyż często produkowane partie są małe, zmienia się asortyment, co znów wymaga dużej ilości przezbrojeń. Do przezbrojeń wymagani są pracownicy o odpowiednich kompetencjach.

Ten artykuł dostępny jest w całości w kwartalniku Świat Przemysłu Kosmetycznego

Zakup prenumeratę
Specyfika produkcji kosmetyków niejednokrotnie wymaga uwzględnienia czasów procesowych, np. na kondycjonowanie masy. Wówczas pojawia się potrzeba zagospodarowania czasu pracowników, przydzielając im zadania na innych liniach lub przy innych maszynach. Z kolei niektóre procesy produkcyjne wymagają dostępności pracowników w odpowiednich momentach, aby przestrzegać rygorystycznych norm dotyczących jakości, bezpieczeństwa produktu oraz aktualności wymaganych badań i uprawnień. To wszystko sprawia, że niezwykle trudnym jest stworzenie optymalnego planu, uwzględniającego wszystkie ograniczenia i warunki. A jak wiadomo – dobry plan pozwala na osiągnięcie lepszych wyników przy wykorzystaniu tych samych zasobów lub uzyskanie tych samych wyników przy ograniczeniu wykorzystania zasobów. Na szczęście są narzędzia, które takie planowanie wspomagają.

Specyfika produkcji kosmetyków niejednokrotnie wymaga uwzględnienia czasów procesowych, np. na kondycjonowanie masy. Wówczas pojawia się potrzeba zagospodarowania czasu pracowników, przydzielając im zadania na innych liniach lub przy innych maszynach.

Z kolei niektóre procesy produkcyjne wymagają dostępności pracowników w odpowiednich momentach, aby przestrzegać rygorystycznych norm dotyczących jakości, bezpieczeństwa produktu oraz aktualności wymaganych badań i uprawnień.

To wszystko sprawia, że niezwykle trudnym jest stworzenie optymalnego planu, uwzględniającego wszystkie ograniczenia i warunki. A jak wiadomo – dobry plan pozwala na osiągnięcie lepszych wyników przy wykorzystaniu tych samych zasobów lub uzyskanie tych samych wyników przy ograniczeniu wykorzystania zasobów. Na szczęście są narzędzia, które takie planowanie wspomagają.

Planowanie czasu pracy na produkcji – dostępne systemy IT

Przeanalizujmy dostępne na rynku systemy IT, które wspierają prace związane z planowaniem produkcji i planowaniem grafików pracy. Pominę tu Excela, który – mimo świadomości wszelkich ograniczeń, jakie ze sobą niesie –  nadal jest wykorzystywany zarówno do planowania produkcji, jak i planowania personelu,

Do tworzenia złożonych planów produkcyjnych coraz powszechniej w branży kosmetycznej wykorzystywane są systemy APS (Advanced Planning and Scheduling) do zaawansowanego planowania i harmonogramowania produkcji. Z kolei do planowania grafików wykorzystywane są systemy HRM (Human Resources Management). Przepływ informacji pomiędzy tymi systemami jest kluczowy dla skutecznego planowania produkcji i czasu pracy pracowników.

W kontekście systemów do harmonogramowania procesów produkcji (APS), grafiki czasu pracy stają się punktem wyjścia do kompleksowego planowania. Jak wiadomo, w ramach systemu APS trzy kluczowe wymiary są niezbędne do prawidłowego planowania produkcji w branży kosmetycznej: materiały, maszyny i pracownicy. Systemy APS analizują potrzeby produkcyjne, generując zapotrzebowania na odpowiednie materiały (BOM), roboczogodziny maszyn oraz odpowiednią liczbę pracowników z odpowiednimi kompetencjami, aby te procesy produkcji należycie prowadzić.

Informacje te stają się istotnymi danymi wejściowymi do grafików czasu pracy, które pełnią rolę sterującą automatycznymi algorytmami doboru pracowników do konkretnych zleceń, zadań i czynności w danej jednostce organizacyjnej. Dodatkowo, w procesie planowania czasu pracy, należy uwzględnić reguły kodeksu pracy i specyficzne reguły biznesowe branży kosmetycznej. Uzyskane w ten sposób dane wejściowe można poddać odpowiedniemu przetworzeniu przy użyciu scenariuszy planowania w plany pracy pracowników.

Istnieją na rynku rozwiązania, które umożliwiają przetwarzanie danych wejściowych, uzyskanych z systemu APS przy użyciu scenariuszy planowania i tworzenie optymalnych grafików czasu pracy pracowników, dostosowanych do specyfiki produkcji kosmetycznej, gwarantujących efektywność wykorzystania personelu i równocześnie zgodność z obowiązującymi regulacjami.

Jak nowoczesny system do planowania działa w praktyce?

Rozpoczynając proces automatycznego planowania czasu pracy w produkcji kosmetycznej, użytkownik wybiera predefiniowany scenariusz, który jest opracowany z uwzględnieniem specyfiki planowania dostosowanej do potrzeb organizacji. Następnie określa parametry tego scenariusza, uwzględniając charakterystyczne kryteria specyficzne dla produkcji kosmetyków. Wśród tych kryteriów mogą znaleźć się równomierne planowanie pracy w niedziele, soboty i święta, zgodność z domyślnymi zmianami pracowniczymi, równomierne rozplanowanie normy miesięcznej w danym okresie oraz uwzględnienie parametrów z kartoteki pracownika, takich jak kompetencje, kwalifikacje, plany urlopowe, wnioski urlopowe, dyspozycyjność, prośby grafikowe czy stawka godzinowa.

Dodatkowo, algorytm planujący uwzględnia wybrane przez użytkownika weryfikatory, takie jak weekendowy system pracy, minimalna liczba zaplanowanych godzin na dobę, wymagane odpoczynki dobowe i tygodniowe, a także weryfikatory wynikające z regulaminów zakładowych oraz specyficznych reguł biznesowych organizacji. Ustalone kryteria wraz z przypisanymi im parametrami oraz weryfikatory stanowią integralną część strategii planowania czasu pracy. Na podstawie tych strategii algorytm tworzy scenariusze grafiku, które spełniają określone wymagania i dostosowane są do specyfiki produkcji kosmetycznej.

Istnieje możliwość opracowania i zapisania różnorodnych scenariuszy planowania czasu pracy w branży produkcji kosmetycznej, uwzględniając specyfikę tego sektora. Scenariusze te mogą obejmować różnorodne strategie, zawierające kryteria i weryfikatory, umożliwiając kierownikowi wybór najbardziej odpowiedniego planu w kontekście osiągania celów biznesowych.

Informacja o nadmiarze lub niedoborze pracowników

Po wykonaniu funkcji automatycznego planowania, użytkownik otrzymuje nie tylko dostosowany do konkretnego scenariusza harmonogram pracy, lecz również informacje dotyczące nadmiaru lub niedoboru pracowników w porównaniu z zapotrzebowaniem z produkcji. W przypadku nadmiaru pracowników istnieje opcja zaplanowania ich pracy przy innych zadaniach lub na innej jednostce organizacyjnej, gdzie z powodu absencji może brakować pracowników. Informacja o zbyt małej liczbie pracowników może być natychmiast przekazywana do Agencji Pracy Tymczasowej w celu dokonania odpowiedniego zapotrzebowania na pracowników. Jeśli plan pracy ujawnia niedobór pracowników, taka informacja powinna być przekazywana z powrotem do systemu APS, aby wprowadzić zmiany w planie produkcji, gdzie kluczowym kryterium optymalizacji staje się dostępność pracowników. Przy odpowiednio długim horyzoncie czasowym planowania, możliwe jest także zwiększanie kwalifikacji pracowników, których dotychczas pomijano ze względu na niskie kwalifikacje w kontekście potrzeb produkcji.

Dodatkowym elementem monitorowania dostępności pracowników jest gromadzenie danych dotyczących ich absencji. Te informacje również mogą być wykorzystywane jako kryteria dla algorytmów automatycznego planowania, w ramach wcześniej ustalonych strategii i scenariuszy.

Korzyści z zaawansowanego planowania czasu pracy na produkcji

Jednym z istotnych atutów planowania czasu pracy opartego na zaawansowanych algorytmach w branży produkcji kosmetycznej jest osiąganie zamierzonych celów, dzięki skutecznej organizacji obsady, uwzględniającej właściwe kwalifikacje pracowników, miejsce oraz optymalny czas realizacji zadań.

Bilansowanie obsady, oparte na rzetelnej analizie rzeczywistego zapotrzebowania na pracowników, włączając w to również pracowników tymczasowych, przekłada się na istotne skrócenie czasu potrzebnego do sporządzenia planu pracy. To z kolei wpływa na zwiększenie elastyczności i szybkość dostosowywania się do dynamicznie zmieniającego się zapotrzebowania na pracę, co stanowi kluczowy element sprawnego funkcjonowania w branży kosmetycznej. Ponadto, taki system planowania umożliwia efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi, pozwalając kadrze menadżerskiej skupić się na zadaniach związanych z ich kompetencjami.

Dodatkowe informacje

Artykuł został opublikowany w kwartalniku „Świat Przemysłu Kosmetycznego” 1/2024

Autorzy