Monitorowanie działań niepożądanych w przemyśle kosmetycznym

Monitorowanie działań niepożądanych w przemyśle kosmetycznym określane jako „cosmetovigilance”, to systematyczne zbieranie danych, ocena i analiza zgłoszeń działań niepożądanych od konsumentów po wprowadzeniu produktu do obrotu, które można zaobserwować podczas normalnego lub dającego się racjonalnie przewidzieć stosowania produktu kosmetycznego. „Cosmetovigilance” oznacza nadzór nad kosmetykami i stanowi istotny element zapewniania bezpieczeństwa i spełniania wymagań rozporządzenia (WE) nr 1223/2009.

W literaturze naukowej termin „cosmetovigilance” został po raz pierwszy użyty w 1997 roku w odniesieniu do zbierania danych, badania, oceny i monitorowaniem działań niepożądanych produktów kosmetycznych obecnych na rynku. Obecnie jest stosowany w odniesieniu do ciągłego procesu polegającego na identyfikacji, zbieraniu, analizowaniu i ocenie działań niepożądanych produktów kosmetycznych.

Głównym zadaniem prawidłowo działającego cosmetovigilance jest zapewnienie bezpieczeństwa produktów kosmetycznych, system ten pozwala również na otrzymanie informacji na temat jakości wprowadzonych na rynek produktów. Kluczowa kwestią w działaniu cosmetovigilance jest prawidłowa klasyfikacja zgłoszeń oraz ocena związku przyczynowego.

Gromadzenie i analiza zgłoszeń o działaniach niepożądanych pozwalają identyfikować ryzyka, modyfikować składy produktów lub podejmować inne działania naprawcze. Wdrożenie cosmetovigilance nie powinno ograniczać się jedynie do przyjmowania reklamacji od konsumentów i zabezpieczania roszczeń wobec klientów, ale powinno wiązać się z analizą danych, uzupełnieniem raportu bezpieczeństwa produktu kosmetycznego i wprowadzeniem działań naprawczych.

W praktyce, aby spełnić powyższe wymagania osoba odpowiedzialna i dystrybutor produktu kosmetycznego powinni opracować wewnętrzny system nadzoru nad bezpieczeństwem i jakością udostępnianych produktów kosmetycznych, który uwzględniałby procedury związane z rejestracją, gromadzeniem, dokumentowaniem, analizą i oceną napływających zgłoszeń dotyczących działań niepożądanych oraz przetwarzaniem, przechowywaniem i archiwizacją danych osobowych, a w przypadkach ciężkich działań niepożądanych zgłaszaniem do ośrodka administrującego [1-3].

Osoba odpowiedzialna wprowadzająca produkt do obrotu gwarantuje spełnienie odpowiednich obowiązków określonych w rozporządzeniu przez każdy wprowadzany do obrotu produkt kosmetyczny (art. 5), z których nadrzędnym obowiązkiem jest zagwarantowanie, że produkt kosmetyczny jest bezpieczny dla zdrowia ludzi w normalnych lub dających się przewidzieć warunkach stosowania (art. 3), przy uwzględnieniu oznakowania, instrukcji stosowania oraz ostrzeżeń, a także przy uwzględnieniu aktualnego stanu wiedzy.

Rozporządzenie dotyczące produktów kosmetycznych definiuje „działanie niepożądane” jako „szkodliwy wpływ na zdrowie ludzkie, będący skutkiem normalnego i dającego się racjonalnie przewidzieć stosowania produktu kosmetycznego, a „ciężkie działanie niepożądane” jako „niepożądane działanie, które powoduje tymczasową lub stałą niewydolność czynnościową, niepełnosprawność, konieczność hospitalizacji, wady wrodzone, bezpośrednie zagrożenie życia lub zgon”, natomiast „użytkownika końcowego” jako konsumenta albo osobę wykorzystującą dany produkt kosmetyczny w ramach działalności zawodowej [4].

Zgodnie z art. 23 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 w przypadku wystąpienia ciężkiego działania niepożądanego zarówno osoba odpowiedzialna jaki i dystrybutorzy mają obowiązek niezwłocznego zgłaszania właściwemu organowi państwa członkowskiego, w którym wystąpiło ciężkie działanie niepożądane, danych dotyczących znanego im ciężkiego działania niepożądanego lub „których znajomości można od nich racjonalnie oczekiwać”.

Zgłoszenie powinno zawierać także nazwę danego produktu kosmetycznego, tak aby była możliwa jednoznaczna identyfikacja produktu będącego przedmiotem zgłoszenia, a w przypadku gdy osoba odpowiedzialna lub dystrybutor wdrożyli już działania naprawcze konieczne jest przekazanie informacji o podjętych działaniach. Zgłoszenie powinno być przekazywane właściwemu organowi państwa członkowskiego, który jest zobowiązany niezwłocznie przekazać uzyskane informacje właściwym organom pozostałych państw członkowskich.

W przypadku, gdy zgłoszenie o ciężkim działaniu niepożądanym jest uzyskane od dystrybutora, użytkownika końcowego lub pracownika służby zdrowia dodatkowo właściwy organ państwa członkowskiego przekazuje uzyskane informacje osobie odpowiedzialnej za produkt kosmetyczny [4].

Na mocy Ustawy o produktach kosmetycznych został utworzony System Informowania o Ciężkich Działaniach Niepożądanych Spowodowanych Stosowaniem Produktów Kosmetycznych (określany w ustawie mianem „systemu”), którego zadaniem jest przetwarza danych o ciężkich działaniach niepożądanych zgłoszonych zgodnie z art. 23 rozporządzenia nr 1223/2009.

Administratorem systemu i danych osobowych jest Główny Inspektor Sanitarny, natomiast ośrodkiem administrującym mającym zapewnić bezpieczeństwo danych w czasie eksploatacji systemu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 20 lutego 2019 r. został wybrany Instytut Medycyny Pracy im. prof. dr. med. Jerzego Nofera w Łodzi. Artykuł 9. Ustawy o produktach kosmetycznych reguluje, że ciężkie działania niepożądane należy zgłaszać do ośrodka administrującego, natomiast ośrodek administrujący zgodnie z art. 12 ustawy informuje Głównego Inspektora Sanitarnego o zgłoszeniu ciężkiego działania niepożądanego [5,6].

W przypadku, gdy użytkownik końcowy dokona zgłoszenia działania niepożądanego do osoby odpowiedzialnej lub dystrybutora, osoba odpowiedzialna lub dystrybutor przetwarza otrzymane dane osobowe i jest ich administratorem, a w związku z tym musi zapewnić ochronę przetwarzanych danych przed nieuprawnionym dostępem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem, a także ich modyfikacją, uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, a osoby upoważnione w tych podmiotach do przetwarzania danych mają obowiązek zachowania w tajemnicy informacje związane z tymi danymi.

Istotną kwestią jest okres przechowywania przez osobę odpowiedzialną lub dystrybutora danych osobowych, który wynosi nie dłużej niż rok od zakończenia weryfikacji zgłoszenia działania niepożądanego. Dodatkowo zgodnie z artykułem 21 rozporządzenia osoba odpowiedzialna zapewnia, że „istniejące dane na temat działania niepożądanego i ciężkiego działania niepożądanego produktu kosmetycznego są łatwo dostępne publicznie za pośrednictwem wszystkich właściwych środków informacji” [4,5].

Zgłoszeń ciężkich działań niepożądanych spowodowanych użyciem produktu kosmetycznego dokonuje się na jednym z trzech formularzy A, B lub C dostępnych na stronie KE oraz Instytutu Medycyny Pracy:

Formularz A wypełniają osoby odpowiedzialne lub dystrybutorzy zgłaszający ciężkie działania niepożądane właściwym organom (Formularz SUE A: powiadomienie o ciężkim działaniu niepożądanym (SUE) do właściwego organu przez osobę odpowiedzialną lub dystrybutora);

Formularz B (dołączany do formularza A) wypełnia właściwy organ i przesyła do innych właściwych organów i osoby odpowiedzialnej;

Formularz C wypełniają właściwe organy przekazujące informacje o ciężkich działaniach niepożądanych zgłoszonych przez pracowników służby zdrowia lub użytkowników końcowych innym właściwym organom i osobie odpowiedzialnej [7].

Ocena związku przyczynowego polega na analizie łańcucha przyczynowego w celu oszacowanie istotności związku przyczynowo- skutkowego pomiędzy danym produktem a wystąpieniem działania niepożądanego. Szczegółowy opis metody oceny związku przyczynowo- skutkowego dotyczącego działań niepożądanych powodowanych przez produkty kosmetyczne jest zamieszczony w załączniku 1 do wytycznych SUE.

Ocena, czy zgłoszone ciężkie zdarzenie niepożądane można uznać za spowodowane stosowaniem produktu kosmetycznego opiera się na sześciu podzielonych na dwie grupy kryteriach, na podstawie których wylicza się wynik oceny chronologicznej (opartej na informacjach dotyczących następstwa czasowego między zastosowaniem produktu kosmetycznego a wystąpieniem objawów) i semiologicznej (opartej na informacjach o charakterze działania niepożądanego oraz wynikach wszelkich właściwych badań dodatkowych albo na danych dotyczących skutków ponownego kontaktu z produktem kosmetycznym).

Stopień prawdopodobieństwa związku przyczynowego określa się przy pomocy tabeli decyzyjnej, zawierającej wyniki oceny punktowej. Dzięki tej metodzie możliwa jest ocena prawdopodobieństwa związku przyczynowego w pięciostopniowej skali: bardzo prawdopodobny, prawdopodobny, brak wyraźnego związku, mało prawdopodobny i wykluczony [8].

Informacja o działaniach niepożądanych lub ciężkich działaniach niepożądanych powinna być również uwzględniona w raporcie bezpieczeństwa produktu kosmetycznego. Zgodnie z wytycznymi odrębna sekcja raportu „Działanie niepożądane i ciężkie działanie niepożądane” ma na celu monitorowanie bezpieczeństwa produktu po wprowadzeniu go do obrotu i podjęcie, w razie potrzeby, działań naprawczych.

W związku z tym osoba odpowiedzialna za produkt kosmetyczny jest zobowiązana do przekazania stosowanych informacji osobie przeprowadzającej ocenę bezpieczeństwa (safety assessorowi), a dane na temat działania niepożądanego powinny być aktualizowane i regularnie udostępniane na potrzeby sporządzania raportu bezpieczeństwa produktu kosmetycznego.

Informacje o działaniach niepożądanych mogą być umieszczone w raporcie w postaci danych statystycznych, takich jak liczba i rodzaj działań niepożądanych w ujęciu rocznym, a w związku z tym napływające do osoby odpowiedzialnej dane wymagają odpowiedniego dokumentowania i analizy statystycznej.

W tym celu każde zgłoszenie powinno być dokładnie przeanalizowane i odpowiednio skategoryzowane, a w przypadkach tego wymagających powinny zostać podjęte odpowiednie działania naprawcze lub zapobiegawcze. W stosownych przypadkach należy przeprowadzić analizę tendencji z uwzględnieniem charakteru, ostrości lub częstotliwości występowania działań niepożądanych.

W zależności od przypadku (działanie niepożądane vs. ciężkie działanie niepożądane) mogą zostać podjęte następujące działania: umieszczenie dokładnego opisu sposobu użycia/aplikacji produktu lub zmiana sposobu aplikacji, umieszczenie dodatkowych szczególnych środków ostrożności odnoszące się do pewnych aspektów bezpieczeństwa stosowania produktu, czy reformacja produktu kosmetycznego [7,9].

Osoba odpowiedzialna za przygotowanie raportu powinna dokonać analizy związku przyczynowego i ocenić prawdopodobieństwo, czy konkretne działanie niepożądane można przypisać ocenianemu produktowi kosmetycznemu. W raporcie bezpieczeństwa należy również opisać ewentualne działania naprawcze i zapobiegawcze jakie podjęła osoba odpowiedzialna po otrzymaniu zgłoszenia ciężkiego działania niepożądanego.

Ponadto, w przypadku wystąpienia ciężkiego działania niepożądanego zalecane jest załączenie do raportu bezpieczeństwa kopii formularza zgłoszenia, który został przesłany do systemu. Z punktu widzenia oceny bezpieczeństwa produktu kosmetycznego istotne są również wszelkie dodatkowe informacje na temat działania niepożądanego związanego z niezamierzonym zastosowaniem produktu kosmetycznego.

Przeprowadzona w ocenie bezpieczeństwa analiza ryzyka powinna uwzględniać różne scenariusze narażenia, a udostępnione przez osobę odpowiedzialna dodatkowe dane związane z przypadkami działania niepożądanego mogą wiązać się ze zmianą oceny bezpieczeństwa, zaleceniami dotyczącymi konieczności zmiany sposobu użycia/aplikacji produktu kosmetycznego, zamiany opakowania, rozszerzenia oznakowania o szczególne środki ostrożności lub zaleceniami zmiany receptury [10].

Monitorowanie działań niepożądanych w przemyśle kosmetycznym to w praktyce nadzór nad bezpieczeństwem i jakością kosmetyków wprowadzanych do obrotu. Systemy ten pozwala na rejestrację i identyfikację występujących działań niepożądanych, które w sposób bezpośredni lub pośredni są związane przyczynowo z produktem kosmetycznym, a także umożliwia analizę zebranych danych w celu wprowadzenia stosownych środków naprawczych lub zaradczych.

Proces ten powinien być ciągły, oparty na właściwym przepływie informacji na temat produktu z uwzględnieniem dokumentowania, analizy i oceny napływających zgłoszeń oraz przechowywania i archiwizacji danych osobowych.