Jak z sukcesem wdrożyć system do zarządzania produkcją w branży kosmetycznej?

Analizując badania McKinseya opublikowane w styczniu 2021 roku o wpływie pandemii na przemysł, wyraźne widać trzy grupy firm: te które wprowadziły technologie cyfrowe, te, które są w trakcie transformacji swoich procesów oraz znajdujące się jeszcze w punkcie startowym. Co ważne, aż 94% respondentów stwierdziło, że cyfryzacja pomogła im w utrzymaniu działalności w czasie kryzysu, a 56% – że technologie te miały kluczowe znaczenie dla ich reakcji na kryzys.  W badaniu „Transformacja organizacyjna przedsiębiorstw przemysłowych w Polsce” zrealizowanym przez firmę analityczną PMR w 2. kwartale 2022 roku wyraźnie widać, że polskie firmy doceniają korzyści płynące z integracji cyfrowej i mają wysoką świadomość dotyczącą celów cyfrowej transformacji na ogólnym poziomie przedsiębiorstwa, a jednocześnie skupiają się na technicznych aspektach procesów. W przypadku cyfrowej transformacji kluczowe jest holistyczne spojrzenie na technologię i integrację jej ze środowiskiem biznesowym i pracowniczym. Jak wdrażać systemy informacyjne? Jak przygotować się do transformacji cyfrowej? Wreszcie – czy transformacja cyfrowa musi być procesem „bolesnym”? Na te i kilka innych pytań postaram się odpowiedzieć w poniższym tekście.

Bolączki związane z wdrażaniem systemów IT w branży kosmetycznej

Holistyczne podejście do systemów IT zakłada, że system składa się z poszczególnych elementów, wpływających na siebie nawzajem. W tym kontekście, by stworzyć skuteczny system IT, należy przede wszystkim zrozumieć jego całość oraz interakcje pomiędzy jego częściami. Bardzo często punktem wyjściowym do usprawniania procesów biznesowych w firmach produkcyjnych w sektorze kosmetycznym jest planowanie – zarówno planowanie długofalowe, jak harmonogramowanie średnio- i krótkookresowe, w którym uwzględniamy specyfikę danego procesu, matryce przezbrojeń, operacje pomocnicze. Podczas analizy stanu wejściowego okazuje się, że – o ile struktury materiałowe są dobrze opisane – to brak jest wystarczającego udokumentowania technologii w rozumieniu marszrut. Wiadomo, jakie operacje są do wykonania, na jakich liniach, z użyciem jakich zasobów, ale brakuje dostatecznej jakości danych technologicznych, by uruchomić zaawansowane funkcje planujące. W przypadku firm kosmetycznych mamy nierzadko do czynienia z potężną ilością SKU, co oznacza ogromne wyzwanie w budowaniu kompletnej i rzetelnej bazy danych do planowania. Co wtedy? Jak wdrożyć planowanie nie mając wystarczająco dobrze opracowanych technologii? Pojawia się wtedy – co zrozumiałe – chęć, by przełożyć wdrożenie, by najpierw opracować technologie, a dopiero potem przejść do implementacji systemu do planowania i harmonogramowania. Wdrożenie systemu planowania – jak zresztą każdego innego – musi mieć możliwość wdrożenia fazowego, na przykład wykorzystując początkowo technologie wzorcowe. Technologie wzorcowe to inaczej mówiąc technologie bazowe, które odwołują się do pewnych parametrów, zestawu cech najczęściej przekazywanych wraz z zamówieniem czy zleceniem produkcyjnym i określających wyrób. Zamiast opracowywać podobne do siebie procesy technologiczne dla każdego z wyrobów, można stworzyć kilka bądź kilkadziesiąt (w zależności od potrzeb) standardowych, bazowych technologii, opartych na parametrach przekazywanych wraz z zamówieniem, co powoduje, że zarządzanie nimi będzie znacznie łatwiejsze. Zastosowanie technologii wzorcowych przyspiesza proces wdrożenia systemu do planowania produkcji i pozwala w kolejnym etapie wdrożenia na wprowadzenie planowania według technologii per SKU.

Ilość SKU – zarówno pod kątem wyrobów gotowych, jak i np. stosowanych opakowań – to temat przewijający się w czasie prowadzonych przeze mnie analiz biznesowych. Obszarem, który najczęściej jest „punktem wyjścia” rozmów dotyczących potrzeby wdrożenia systemów IT, jest proces konfekcjonowania oraz synchronizacja produkcji masy z procesem napełniania. Aby uzyskać harmonogram produkcji rozłożony w czasie, konieczna jest ścisła kontrola sekwencji operacji przy uwzględnieniu takich parametrów, jak między innymi wielkości zasobów, ich zmienne przepustowości, czasy jednostkowe i przygotowawcze, macierze przezbrojeń, dostępne oprzyrządowanie, dostępność zasobów ludzkich. Konieczne jest więc zapewnienie integracji systemów IT oraz płynnej wymiany danych pomiędzy nimi – i jest to jeden z zasadniczych elementów budowy koncepcji implementacji systemów IT. Nie ma APS bez MES, i odwrotnie – to plan stworzony w APS jest realizowany w MES. W dobrym systemie klasy APS możliwe jest dokładne odwzorowanie specyfiki danego zakładu produkcyjnego i uwzględnienie wszystkich ograniczeń procesowych, materiałowych czy dostępności zasobów, ale musi on być zasilany informacjami z innych systemów (jak właśnie MES, CMMS, ERP). Tylko wtedy proces planowania odzwierciedla, co dzieje się w poszczególnych wydziałach lub jednostkach organizacyjnych firmy oraz to, jak przebiega obecnie produkcja i jak wygląda status poszczególnych zleceń produkcyjnych. Zintegrowanie ze sobą systemów jak APS, MES, ERP wpisuje się w ideę cyklu Deminga, zapewniając realizację pętli PDCA.

Wybór systemu IT odpowiadającego naszym potrzebom

Przystępując do wdrożenia systemu IT, musimy zapewnić jego skalowalność, czyli zdolność oprogramowania do rozwoju lub zmiany wraz z wymaganiami użytkownika. Skalowalność ma zarówno długo-, jak i krótkoterminowe korzyści; na początku pozwala firmie koncentrować się na funkcjach potrzebnych „tu i teraz”, określić jaki system ma być w określonym czasie. Oczywistym jest jednak, że już za chwilę pojawią się nowi kontrahenci, którzy będą oczekiwać nowego podejścia, innych czasów reakcji, innych technologii, a co za tym idzie nowych produktów. I tak np. osoba zarządzająca planem musi mieć możliwość zbudowania nowej funkcji harmonogramującej uwzględniając aktualną sytuację i odzwierciedlając rzeczywisty proces. Rozwiązania, które wdrożymy, muszą być parametryzowalne – czyli dedykowane użytkownikom, nie informatykom. Nie nowe funkcjonalności – skrojone pod pandemię, czy obecną sytuację polityczną, ale to, że dany system ma możliwość w 100%  odwzorować specyfikę zakładu i precyzyjnie odzwierciedlić proces z jego wszystkimi szczegółami. Dobrej klasy systemy planistyczne uwzględniają indywidualne kryteria optymalizacyjne w pełnym łańcuchu zarządzania procesami, począwszy od technologii produkcji, parametrów zasobów, wyrobów i surowców, poprzez kompetencje pracowników, relację pomiędzy poszczególnymi zadaniami, aż po planowanie zaopatrzenia. Daje to użytkownikom możliwość bardzo szybkiego reagowania na dynamiczne zmiany i pozwala osiągnąć elastyczność. Chcąc być elastycznym, musimy zapewnić sobie możliwość efektywnego zarządzania danymi, ich modyfikacji czy rozbudowy. Analityka danych przyspiesza mapowanie wartości dostawców i surowców, a co za tym idzie wdrożenie środków zapobiegawczych w niepewnych czasach. Możliwość gromadzenia danych z coraz większej liczby źródeł, w połączeniu z modernizacją systemów i coraz potężniejszymi możliwościami analitycznymi, umożliwia producentom kompleksowe podejście do procesów produkcyjnych. Mając dostęp do tych informacji, firmy produkcyjne mogą podejmować decyzje w oparciu o dane dotyczące między innymi zaopatrzenia, produkcji, realizacji zamówień, redukcji kosztów. Podejmując bardziej świadome decyzje, producenci mogą lepiej wspierać strategię wzrostu swojej firmy i osiągać wyniki – a w przypadku niepowodzeń lepiej zrozumieć, co poszło nie tak i dostosować swoje podejście do dalszych działań. Rynek kosmetyczny jest rynkiem, w którym jak w soczewce skupiają się wyzwania stawiane obecnie producentom. Rynek oczekuje wprowadzania nowych produktów oraz modyfikacji już istniejących; konieczne staje się produkowanie krótkich, skastomizowanych serii. Branża odczuwa konsekwencje inflacji i niepewności gospodarczej, nadal zmaga się z wyzwaniami związanymi z zasobami ludzkimi, które mogą ograniczyć dynamikę wzrostu branży. Co więcej, kwestie związane z łańcuchem dostaw, w tym wąskie gardła w zaopatrzeniu, globalne zaległości logistyczne, presja kosztowa prawdopodobnie na długo pozostaną kluczowymi wyzwaniami.

Właściwy partner wdrożeniowy rozumiejący cele biznesowe

Podobnie jak wybór systemu, tak samo krytyczny jest dobór dobrze dopasowanego partnera wdrożeniowego. Dopasowanego – czyli rozumiejącego nasze procesy, stawiającego na ścisłą współpracę, wreszcie „mówiącego naszym językiem”. Dlatego pierwszym etapem wdrożenia powinna być analiza wraz z opracowaniem dedykowanej koncepcji implementacji, w czasie której zostaną określone miejsca, w których wprowadzenie zmian będzie miało największy wpływ na funkcjonowanie całej organizacji, a nie tylko wybranego fragmentu. Analiza stanowi wstęp do stworzenia bardzo szczegółowej i przede wszystkim możliwej do zrealizowania koncepcji usprawnień, która wskazuje – w kontekście przyszłej implementacji – cele biznesowe, sposoby wdrożenia, efekty oraz określa koszty. Warto w tym momencie zastanowić się również na właściwym definiowaniem celów biznesowych. Często przestrzegam klientów przed pójściem na skróty i sprowadzaniem wyznaczania celów wyłączenie do wymagań operacyjnych. Jeśli nasz partner wdrożeniowy definiuje cel na poziomie wdrożenia systemu np. do planowania produkcji – zdecydowanie powinna nam się zapalić czerwona lampka. Bo celem biznesowym – w kontekście systemu do planowania produkcji – może być wzrost poziomu wykorzystania zasobów produkcyjnych, wyższa efektywność produkcji przy zachowaniu tego samego poziomu zatrudnienia, czy minimalizacja produkcji w toku. To są rzeczywiste cele, dla których chcemy wdrożyć system IT, cele które przełożą się bezpośrednio na korzyści finansowe, czy np. zwiększenie dostępności naszych produktów na rynku. Oczywiście, usprawnienie – czym w przypadku systemu planistycznego może być np. łatwiejsza praca planisty – jest istotne, ale nie może być definiowane jako cel biznesowy. Rolą partnera biznesowego jest również ocena przygotowania organizacji do wdrożenia. W eq system, jeśli oceniamy, że wprowadzenie zmian w jednym kroku nie jest możliwe, proponujemy wdrożenie w etapach, co pozwala przejść przez zmianę w sposób płynny. Podobnie jak system, który ma odpowiadać naszym potrzebom, partner wdrożeniowy powinien umieć odnaleźć się w naszej specyfice.

Artykuł został opublikowany w kwartalniku "Świat Przemysłu Kosmetycznego" 2/2023