Siostry Anna Bieluń i Urszula Ośmiałowska, założycielki i właścicielki Ministerstwa, w rozmowie z Ewą Trzcińską

Początki były trudne – szybko dotarło do nas, że musimy jasno podzielić obowiązki i zostawić sobie przestrzeń na działanie w ramach własnych działów.

Ministerstwo. (dawniej Ministerstwo Dobrego Mydła) – to, jak piszecie na stronie, Wasz „kawałek podłogi”, na którym ustalacie swoje warunki. Skąd taka nazwa, skąd pomysł na niedawny całkowity rebranding i wreszcie – skąd pomysł na wytwarzanie mydła?

Urszula Ośmiałowska: Ministerstwo Dobrego Mydła narodziło się 10 lat temu w niewielkim miasteczku na zachodnim wybrzeżu kraju. Był to proces organiczny – Ania (starsza z nas) hobbystycznie wytwarzała wtedy rzemieślnicze mydła i półkule kąpielowe, z których korzystali jej przyjaciele i bliscy. Z czasem o jej wyroby zaczęli pytać dalsi znajomi, znajomi znajomych i nieznajomi. Przyszła intuicja, że takie produkty są klientom potrzebne, że to, co z taką przyjemnością wytwarza Ania, mogłoby być sposobem na pracę, na życie. Szukając możliwości otwarcia biznesu, natknęła się na dotacje przyznawane przez Szczeciński Urząd Marszałkowski. To był moment, w którym siostra zaprosiła mnie do współpracy, a ja postanowiłam wziąć dziekankę i – przerywając na rok studia – pomóc jej rozpocząć mydlarski biznes. Nie wiedziałam wtedy jeszcze, że dziekanka przedłuży się w nieskończoność i 10 lat później będę współwłaścicielką pięknej manufaktury kosmetycznej.

Anna Bieluń: Zakładając Ministerstwo, nie miałyśmy wiedzy, jak powinny wyglądać profesjonalne procesy produkcji i dystrybucji. Nie ukończyłyśmy studiów o kierunku kosmetycznym, nie pracowałyśmy w branży beauty, nie miałyśmy znajomości. Czułyśmy się jak mydlany Gang Olsena, jak montypythonowskie Ministerstwo Głupich Kroków. Pasja, energia, poczucie humoru i dystans. Wystarczy wymienić „kroki” na „mydło” – i już wiemy, kim jesteśmy i czym się zajmujemy (śmiech).

Jak współpracuje się z siostrą? Ważny jest jasny podział zadań i obowiązków? Jakie były największe wyzwania na początku działalności?

Anna Bieluń: Mnie z siostrą pracuje się bardzo dobrze. Początki były trudne – szybko dotarło do nas, że musimy jasno podzielić obowiązki i zostawić sobie przestrzeń na działanie w ramach własnych działów. Ula opiekuje się finansami, księgowością i kadrami firmy, ja natomiast nadzoruję prace laboratorium i osób kreatywnych (całe R&D projektu). W pracy staramy się zapominać, że jesteśmy rodzeństwem. To strategia, która chroni przed nagłymi wybuchami awantur i przekraczaniem granic. Doskonale wiemy, jak się nawzajem zranić, znamy swoje słabe punkty i wiemy, co boli każdą z nas – ewentualna iskra w mgnieniu oka może przerodzić się w pożar. Staramy się więc rozmawiać ze sobą tak, jak rozmawiamy z resztą naszego zespołu – przyjacielsko, ale z kulturą i należnym dystansem. Dodam od razu, że nie zawsze się udaje (śmiech), ale jest to model, do którego dążymy. Nie unikamy kłótni i krótkich sporów, ale poczucie, że ostatecznie się rozumiemy, dzielimy te same wartości i cele, dodaje sił do działania. Fakt, że ramię w ramię stoi z tobą ktoś, komu możesz w 100% zaufać, jestwart wszystkich kompromisów, jakie musisz po drodze podjąć.

Jakie momenty w historii firmy uważacie za przełomowe?

Urszula Ośmiałowska: Jednym z ważniejszych, przełomowych momentów była przeprowadzka pracowni z Kamienia Pomorskiego do Szczecina. Zyskałyśmy przestrzeń i własną pracownię, którą w ciągu kilku lat udało nam się spłacić. Kupiłyśmy urządzenia, które stanowią dziś niewielki, ale wydajny minipark maszynowy. Otwarłyśmy osobny lokal dla dystrybucji i laboratorium R&D. Kolejny przełomowy moment wydarza się teraz – marka przechodzi całkowity rebranding. Zmieniamy się, uzupełniając komunikację o język angielski, odcinamy końcówkę „Dobrego Mydła”, zamykając frazę Ministerstwo stanowczą kropką. Zmieniamy projekty opakowań na jeszcze bardziej minimalistyczne, konsekwentnie nie wyrzucając żadnych gotowych kartoników czy słoiczków – przechodzimy na nowe kreacje, szykując się do rozwijania eksportu. Czekamy również na przeprowadzkę do Stargardu, gdzie – w lokalnej strefie przemysłowej – na przestrzeni najbliższych lat ma powstać kolejna, większa siedziba firmy.

Podkreślacie, że nie musicie wyrabiać norm, nie macie deadline’ów sprzedażowych czy tworzyć marketingowej iluzji luksusowego produktu. Co musicie lub chcecie robić w Waszej manufakturze?

Urszula Ośmiałowska: Te początkowe deklaracje uległy małej korekcie. Nadal pracujemy po swojemu – przygotowując kosmetyki najwyższej jakości, dbając o obsługę klientów, dostarczając świeże i nietuzinkowe produkty – ale wraz z rozwojem firmy musiałyśmy wdrożyć procedury, których same chcemy się trzymać. Planujemy, aby dobrze zarządzać surowcami, opakowaniami i produkcją, konsekwentnie rozwijamy portfolio produktów, pozyskujemy nowych partnerów biznesowych. Bywają deadline’y, które same sobie narzucamy.

Nigdy natomiast sztucznie nie przyspieszamy wdrożeń. Pracujemy nad recepturami i opakowaniami do momentu, w którym jesteśmy z nich naprawdę zadowolone. Nie „wypychamy” produktów tylko po to, by kreować sztuczne albo niedopracowane premiery. Bierzemy odpowiedzialność za wszystko, co wychodzi z naszej pracowni, i jesteśmy z tego bardzo dumne.

Wasze kosmetyki są oparte o składniki naturalne i do tego wytwarzane ręcznie – dlaczego to jest dla Was tak ważne?

Anna Bieluń: Wyszłyśmy od idei koncentrowania się na naturalnych składnikach i zrównoważonych procesach produkcji oraz pakowania kosmetyków. Nasze kosmetyki są wyrobami wysoko naturalnymi, jednak nie unikamy całkowicie zdobyczy technologii. Naszym kompromisem są zapachy – część receptur to wysoko naturalne składy wzbogacone syntetycznie wytwarzanymi witaminami i zapachami. Mariaż z perfumiarstwem to nasze główne guilty pleasure – kochamy naturalne formulacje, ale kiedy pachną czekoladą, śliwką czy słodkim bananem, kochamy je jeszcze bardziej. Sztuka perfumiarska jest dla nas niesamowitą dziedziną kreatywności człowieka i sięgamy po te kompozycje, aby pielęgnacja była z jednej strony wysoko naturalna, a z drugiej – przyjemna i relaksująca.

Urszula Ośmiałowska: Podobnie jest z procesem wytwarzania. Są etapy, które wciąż wykonujemy ręcznie. Są również procesy, do których chciałyśmy wykorzystać maszyny – jak np. lepienie półkul. Lepienie ich ręcznie powoduje w dłuższym czasie ból nadgarstków i dłoni u osób, które się tym zajmują – jeśli może je wyręczyć mała, półautomatyczna prasa, to czemu nie? Podobnie z zakręcaniem buteleczek, w które trzeba włożyć dużo siły. Homogenizacja kremów? Stabilniejsze i lepsze kremy powstają wtedy, kiedy do ich produkcji użyjemy profesjonalnej maszyny – nie chcemy omijać tych szans.

Anna Bieluń: Niezmiennie dbamy jednak o to, by wszystkie procesy kontrolował rzemieślnik, którego doświadczenie i wyczucie realnie wpływa na jakość tych kosmetyków.

Jakie macie podejście do trendów w kosmetykach naturalnych? Czy śledzicie rynek, czy raczej podążacie własną ścieżką?

Urszula Ośmiałowska: Wprowadzenie kosmetyku na rynek to proces długotrwały, wymagający nie tylko wyboru surowców i konstrukcji receptury oraz doboru opakowań, ale również uwzględnienia późniejszej logistyki tych wszystkich kwestii. Jako producenci nie możemy dowolnie zmieniać składników naszych kosmetyków, zastępować tych, które w danym momencie są nieosiągalne, innymi. Zarejestrowana receptura musi być powielana dokładnie w taki sposób, w jaki została przygotowana – brak jakiegoś składnika lub powiązanego z nim opakowania wyklucza produkcję całości. Z jednej strony śledzimy więc trendy, szukamy wciąż nowych inspiracji, surowców i rozwiązań, a z drugiej – wracamy do sprawdzonych, stabilnych rozwiązań. Mali producenci borykają się również z tzw. MOQ (Minimum Order Quantity), które narzucają nam producenci surowców, takich jak składniki aktywne, ekstrakty, witaminy czy substancje zapachowe. Jeśli ekstrakt, którego używamy, można kupić jedynie w 5-kilogramowym opakowaniu, a my zużywamy go rocznie tylko kilogram, rozwiązaniem jest stworzenie całej linii produktów z tym dodatkiem – pozwala to oszczędniej i ekologiczniej gospodarować składnikami.

Po mydle nadszedł czas na inne kosmetyki. Ile produktów macie dziś na Waszej liście? Czy macie swój „flagowy” produkt, który najlepiej oddaje filozofię Waszej marki?

Anna Bieluń: W naszej ofercie jest już ok. 100 pozycji i każda z nich została dopracowana tak, abyśmy mogły ją z czystym sumieniem polecić klientom. Mamy jednak swoich ulubieńców – najczęściej są to formulacje stosunkowo nowe, których premiery wciąż wywołują u nas dreszcze emocji, bo proces ich wprowadzania na rynek zakończył się niedawno i wrażenia są wciąż świeże. Szalejemy za naszym gęstym i treściwym balsamem-maską do ust w słoiczku. Miód, bo o nim mowa, nałożony na usta trzyma się na nich wiele godzin i genialnie je odżywia oraz regeneruje. Jest superwydajny i zbiera same pozytywne opinie – jesteśmy z niego bardzo, bardzo dumne.

Urszula Ośmiałowska: Nasze klientki szczególnie ukochały linię Róża Malina, w której skład wchodzą serum i krem do twarzy, roll-on pod oczy, a także produkty do demakijażu, pomadka i żel pod prysznic. Wciąż dostajemy prośby, aby przygotować coś nowego w tej właśnie odsłonie, więc wygląda na to, że zapach róż i malin jest naszą wizytówką.

Jak wygląda proces tworzenia nowych produktów w Ministerstwie.?

Urszula Ośmiałowska: Inspiracje czerpiemy zewsząd: z Internetu, szkoleń, podróży po całym świecie, z książek i wspomnień z dzieciństwa. Czasem zachwyci nas jakiś zapach, czasem kolor, bywa, że klienci sami przychodzą z konkretnymi prośbami. Proces prac nad recepturą to miesiące, czasem lata czytania źródeł, szukania surowców, ściągania ich próbek od dostawców i tworzenia pierwszych wzorów. Nad nowymi produktami pracuje nasz dział wdrożeniowy – świetne chemiczki o otwartych głowach, które potrafią wynaleźć unikalny na skalę świata surowiec i wykorzystać go tak, aby zaskakiwał skutecznością, lub przygotować formulację w sposób tak nietypowy, że mogłaby starać się o patent. Współpracujemy również z zewnętrznymi laboratoriami, tworząc większe zespoły i korzystając z doświadczenia oraz wiedzy firm partnerskich. Projekty takie jak Maska-Balsam do ust Miód czy peeling Chałwa to unikaty – nie znajdziecie Państwo takich formulacji nigdzie poza Ministerstwem.

Czy możecie powiedzieć o najnowszych produktach w ofercie i planach na przyszłość?

Anna Bieluń: Nasze portfolio rozwijać się będzie w kilku kierunkach. Mamy nadzieję, że niebawem premierę będzie miał duży projekt, nad którym pracujemy od dłuższego już czasu. Jest to piękna linia sześciu odcieni podkładów do twarzy, które podnoszą poziom nawilżenia skóry tak, jak przeciętny krem nawilżający. Są to produkty nie z pogranicza kolorówki i pielęgnacji, ale takie, które łączą te dwie kategorie, spełniając wymagania obu. O tej linii mówimy, że są to produkty Care-up – niby kolorowe, ale pełne składników pielęgnacyjnych, w ich – to bardzo ważne! – aktywnych stężeniach.

Urszula Bieluń: Kolejną, długo wyczekiwaną linią jest seria produktów z filtrami. Naturalny SPF mineralny dla całej rodziny oraz krem na bazie składników naturalnych, lecz z chemicznymi filtrami, zostanie uzupełniony lekkim olejkiem do opalania z filtrem. Na koniec – kolejny, wieloletni projekt: dezodoranty. Tutaj jeszcze nie zdradzimy, co dokładnie – zajawki pojawiły się już latem ubiegłego roku na naszym Instagramie – ale jesteśmy blisko uzyskania stabilnych receptur i nie możemy się już ich doczekać.

W jaki sposób słuchacie opinii klientów i dostosowujecie do nich swoje produkty?

Anna Bieluń: Wystarczy, że otworzymy Facebooka i Instagrama! Klienci piszą do nas wiadomości, dzwonią na krótkie pogawędki, wysyłają maile, a także odwiedzają nas osobiście w sklepikach firmowych (Warszawa i Szczecin). Nie zawsze udaje nam się spełnić każdą prośbę, ale wszystkie starannie spisujemy i odwołujemy się do tych sugestii zawsze, kiedy potrzebujemy inspiracji.

Jakie wyzwania produkcyjne napotykacie najczęściej – czy dotyczą one bardziej skali, dostępności surowców, czy może zgodności z przepisami?

Urszula Ośmiałowska: Jeśli chodzi o zgodność z przepisami – nie mamy z tym większych problemów. W Ministerstwie. jest osobny etat zajmujący się tylko legislacją. Osoba, która pracuje na tym stanowisku, codziennie śledzi aktualizacje prawne z naszej branży i dostosowuje produkty do ich wymagań. To ogrom pracy, wynikający ze zbyt szybko (w naszej ocenie) zmieniającego się prawa, ale przyglądamy się najnowszym aktualizacjom i błyskawicznie je wdrażamy.

Anna Bieluń: Jeśli chodzi o dostępność surowców, dostawcy rzeczywiście płatają nam ostatnio figle. Dostawy składników opóźniają się do tego stopnia, że często po prostu nie możemy wyprodukować danego kosmetyku. To frustruje nas, nasze sklepy partnerskie i klientów, ale nie poddajemy się – szukamy zamienników, motywujemy dostawców, robimy, co możemy, aby utrzymać ciągłość sprzedaży.

Czy planujecie rozbudowę zakładu produkcyjnego lub wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych, np. w kontekście zrównoważonej produkcji?

Anna Bieluń: Po przeprowadzce do Stargardu planujemy zakup większego homogenizatora, w którym będą mogły powstawać kolejne formulacje naszych kremów (premierę kremów Ryż i Cukier szykujemy na koniec tego roku). Marzy nam się też większy mieszalnik i cała infrastruktura pozwalająca zrealizować program dotyczący lnu, na który intensywnie próbujemy pozyskać dotację.

Jak łączycie ręczną produkcję z rosnącym popytem? Czy skala działalności wymusiła zmiany w organizacji produkcji?

Urszula Ośmiałowska: Już w pierwszych latach funkcjonowania Ministerstwa. przeszłyśmy szczegółowe szkolenia z zakresu Lean Management – metody takiego ustawiania procesów, aby działania firmy były maksymalnie efektywne przy minimalnym wkładzie wysiłku. Upraszczałyśmy procesy, przestawiając meble, zmieniając ciągi czynności, odpowiednio oznaczając szafki na produkcji itd. Zazwyczaj produkujemy maksymalnie świeże kosmetyki w małych partiach, ale nie przerażają nas zamówienia na kilka lub kilkanaście tysięcy sztuk produktu – potrafimy je przygotować w naprawdę krótkim czasie. Pracujemy na systemie Comarch, nasza produkcja jest precyzyjnie zarządzana i liczona – nie boimy się skalowania, jesteśmy na nie gotowe.

Skąd pochodzą składniki wykorzystywane w Waszych kosmetykach? Czy współpracujecie z lokalnymi dostawcami?

Składniki, z których tworzymy nasze kosmetyki, pochodzą z całego świata. W tej chwili pracujemy na bardzo wielu różnych surowcach. Część z nich, jak na przykład oleje owocowe, pozyskujemy lokalnie, ale są i takie – jak masło shea czy kakaowe – które przyjeżdżają do nas z daleka.

Wśród egzotycznych surowców są też bardzo drogie, opatentowane formy witamin produkowane w Japonii, czy francuskie, ekologiczne wody kwiatowe, w które zaopatruje nas od lat ta sama, zaprzyjaźniona rodzina destylarzy. Utrzymanie tak bogatego i skomplikowanego magazynu to ogromny koszt – zarówno finansowy, jak i logistyczny, czasowy. Składnikom poświęcamy mnóstwo uwagi i troski. Należy pamiętać, że są to w większości składniki naturalne – mają swoje terminy ważności, niekiedy konkretne warunki, w których należy je przechowywać. Ministerstwo. kręci się jednak wokół naprawdę świetnych receptur, które budujemy z doskonałych surowców, nie żałując klientom ani grama natury i technologicznych nowinek.

Jak radzicie sobie z wyzwaniami związanymi z zapewnieniem powtarzalności receptur w produkcji ręcznej?

Urszula Ośmiałowska: Korzystamy głównie z surowców naturalnych i w przypadku takiej produkcji jest to oczywiste wyzwanie. Czasem nie da się zapobiec zmienności koloru czy zapachu surowca – dużo piszemy o tym w swoich materiałach na stronie www i w social mediach. Składniki bazowe, takie jak oleje czy masła, mogą różnić się przy każdej partii i musimy to zaakceptować, szukając receptur możliwie najmniej przetworzonych. Są też kosmetyki, w których stosujemy stabilizowane masła, wybieramy wosk pszczeli tleniony czy rafinowane oleje (mniej uczulają). Jeśli zaś chodzi o ekstrakty i składniki aktywne – preferujemy w tym zakresie producentów oferujących w swoich portfoliach surowce standaryzowane, o powtarzalnym składzie. Tylko ten sposób pozwala nam mieć pewność, że składnik zawsze wniesie do kosmetyku jakość, o której mówimy klientom.

Jak kontrolujecie jakość produktów na poszczególnych etapach produkcji?

Anna Bieluń: Jest to proces wieloetapowy. Zaczyna się od poszukiwania uczciwych, rzetelnych partnerów – dostawców surowców, opakowań, maszyn. Ostatecznie to od nich najbardziej zależy, z czym będziemy się mierzyć na produkcji. Następnie sprawdzamy surowce wyrywkowo po przyjęciu do magazynu – organoleptycznie, kiedy szykujemy je do produkcji. Doświadczona załoga kontroluje masę podczas procesu wytwarzania, a następnie konfekcji – czujne oko doświadczonego rzemieślnika potrafi wypatrzyć najmniejszą nieprawidłowość. Na koniec osoba odpowiedzialna za kontrolę jakości przegląda gotowe produkty. Również załoga pakowni czujnie przygląda się gotowym kosmetykom, surowym okiem zerkają na nie również ekipy naszych sklepików stacjonarnych. Każde odchylenie jest natychmiast wyłapywane i analizowane. Staramy się trzymać wysoką jakość, co od dekady owocuje zaufaniem klientów do marki, jaką jest Ministerstwo.

Polska jest dla Was już za ciasna? Rynki zagraniczne w planach czy już zdobywane? Jeśli tak, to jakie są Wasze priorytetowe kierunki rozwoju?

Anna Bieluń i Urszula Ośmiałowska: Nie uważamy, że Polska jest dla nas za ciasna. Choć mamy swoją stałą, wierną klientelę, to wiemy doskonale, że jest wiele klientek, które jeszcze nie słyszały o Ministerstwie.

Pracujemy więc nad powolnym, organicznym wzrostem rozpoznawalności naszej marki w kraju, a jednocześnie z radością pojawiamy się również na innych rynkach.

Najbardziej interesują nas kraje ościenne – od lat z powodzeniem sprzedajemy nasze produkty w Niemczech, Hiszpanii, krajach Beneluksu, a od niedawna także na Słowacji i w Czechach.

Nie mówimy jednak „nie” innym kontynentom – właśnie rozpoczynamy projekt opieki merytorycznej nad lokalną manufakturą mydlarską w Ghanie, czekają nas ciekawe rozmowy z potencjalnymi partnerami w Malezji. Działamy uważnie i zgodnie z przepisami, które różnią się w zależności od rynku. Najpierw dokładnie badamy możliwości i szukamy zaufanych partnerów, ale jesteśmy otwarte na wszystkie, nawet najbardziej szalone pomysły współpracy. To nowe wyzwania sprawiają, że po 10 latach nadal kochamy tę pracę!

Jakie największe wyzwania stoją obecnie przed branżą kosmetyczną, a szczególnie przed małymi manufakturami?

Urszula Ośmiałowska : jeśli chodzi o polską branżę kosmetyczną to na pewno ogromnym wyzwaniem jest niebywała konkurencja. Mamy na polskim rynku ponad tysiąc firm produkujących kosmetyki, powoli wyrastamy na kolejnego po Francji europejskiego lidera tego przemysłu, a i w skali świata pniemy do czołówki. Globalnie natomiast branża zmaga się z niestabilnością dostaw surowców i opakowań oraz ciągłymi, dynamicznymi zmianami w prawie do których dostosowywanie się jest kosztowne i bardzo czasochłonne.

Anna Bieluń: Małe manufaktury są w szczególnej sytuacji- zatrudniają kilka, kilkanaście osób, a dokumentację tworzą dokładnie tak jak robią to ogromne podmioty i koszty całej legislacji kształtują się dla nich podobnie jak dla ich gigantycznych kolegów. Trzymamy kciuki za siebie i naszych mniejszych oraz większych przyjaciół abyśmy przetrwali i tsunami regulacji i problemy z dostawcami. Wierzymy, że to przejściowe zawirowania i niebawem znów będziemy się mogli skupić na pracy nad nowościami.

Jesteście członkiem tak Polskiego Związku Przemysłu Kosmetycznego, jak i europejskiej Gildii zrzeszającej producentów mydła. Powód do dumy czy chęć śledzenia rynku?

Anna Bieluń: Przede wszystkim potrzeba śledzenia przepisów, rozumienia ich i implementacji, którą zapewniają odpowiednie instytucje. PZPK na bieżąco prezentuje stanowisko branży – nie tylko w polskim świecie, ale i w Brukseli – pozwala nam śledzić bieżące zmiany i odpowiednio wcześnie je wdrażać. Jest również hubem biznesowym: łączy przedstawicieli różnych gałęzi branży i pozwala nam poznawać znajomych i przyjaciół, którzy bywają kluczowi, kiedy trzeba zamówić 150 kg surowca dla kilku firm. Warto łączyć siły.

Gdyby miały Panie opisać Ministerstwo. kilkoma przymiotnikami, to byłyby nimi…?

Anna Bieluń: Uczciwa, rzetelna marka z portfolio pełnym luksusowych receptur.
Urszula Ośmiałowska: Skuteczna, ale sympatyczna. Zaangażowana.

Co chciałybyście przekazać naszym czytelnikom, którzy dopiero odkrywają Waszą markę?

Anna Bieluń: Zapraszamy – rozgośćcie się u nas. Klienci zazwyczaj zostają z nami na dłużej. W naszym sklepie www.ministerstwo.pl znajdziecie szczegółowe opisy wszystkich naszych produktów, a także ich składy oraz Q&A zbudowane przy pomocy klientów. Warto na spokojnie się rozejrzeć, poczytać, poprosić o próbki i eksplorować to, co cieszy od 10 lat.

Urszula Ośmiałowska: Uwaga – jeśli raz przetestujecie Ministerstwo., przepadniecie!

Bardzo dziękuję za rozmowę, Ewa Trzcińska