Problemy produkcji kontraktowej z punktu widzenia wykonawcy

Podwójna perspektywa

Ze względu na swoje doświadczenie zawodowe mogę śmiało stwierdzić, że znam zagadnienie produkcji kontraktowej z obu stron. Obecnie pracuję w firmie produkcyjnej i część moich obowiązków dotyczy właśnie współpracy z klientami zewnętrznymi, którzy decydują się na opracowanie receptury i produkcję w ramach „private label”. Jednak z wcześniejszych doświadczeń znam też drugą stronę medalu – byłam na miejscu osoby poszukującej formulanta, producenta lub firmy oferującej kompleksowe usługi prowadzące od pomysłu do produktu. Taka perspektywa pozwala mi lepiej zrozumieć klientów, ale też uświadamia jak wiele pułapek mogą napotkać obie strony podczas współpracy.

Najważniejsze początkowe ustalenia

Decydujące znaczenie dla poprawnego i sprawnego przeprowadzenia całego procesu mają początkowe ustalenia między podmiotami. Sprawa wydaje się być prosta – producent ma wykonać usługę, której zakres precyzuje podmiot zamawiający. Jednak jeśli na samym początku współpracy umkną nam z ustaleń różne szczegóły, może okazać się, że efekt nie będzie zadowalający dla żadnej ze stron. Z mojego doświadczenie wynika, że najważniejsze zagadnienia do ustalenia na wstępie to:

1. Rodzaj usługi – wyróżnić tu możemy:

– produkcję według receptury klienta, na podstawie receptury opracowanej przez producenta na życzenie klienta, na podstawie receptury gotowej, ale z modyfikacjami,

– opracowanie receptury według wymagań klienta,

– badania podstawowe kosmetyku przed produkcją,

– opracowanie dokumentacji produktu.

Najczęściej usługa obejmuje wszystkie wyżej wymienione działania, ale warto od początku ustalić, jaki jest podział odpowiedzialności za poszczególne zadania. Nierzadko zdarzają się sytuacje, w których na przykład część dotycząca dokumentacji jest zaniedbywana, ponieważ klient zakłada jej samodzielne przygotowanie, a po jakimś czasie okazuje się, że jest to niemożliwe i zwraca się z tym do producenta. Aby uniknąć niespodzianek, warto ustalić to z góry. Można także rozdzielić etapy zaplanowanej usługi formalnie – podpisując oddzielne umowy na przygotowanie receptury i na produkcję. Takie podejście może ułatwić jasne sprecyzowanie wymagań, a także umożliwia klientowi podjęcie decyzji o produkcji dopiero po opracowaniu i przetestowaniu receptury.

2. Ramy czasowe

Wielu klientów zgłaszających się do producentów ma dość optymistyczne założenia dotyczące czasu realizacji usługi. Oczywiście wszystko zależy od zakresu prac, jakie mają być wykonane, a także od możliwości producenta. Jednak warto na samym początku współpracy wskazać klientowi etapy prac, które są najbardziej czasochłonne i takie, których w żaden sposób nie można skrócić – na przykład: oczekiwanie na nowe surowce, testy stabilności, badania produktu. Większość klientów nie zdaje sobie sprawy z tego, jakie badania muszą zostać wykonane i jak dużo czasu zajmują – tym bardziej istotne jest przedstawienie tego na samym początku współpracy. Obecnie na rynku surowców i opakowań napotykamy szereg trudności, które muszą zostać przedstawione klientowi w zarysie. Jest to ważne z punktu widzenia klienta, który planuje wejście na rynek, kampanię marketingową i inne działania, które nie mogą rozminąć się w czasie z produkcją.

3. Koszt

Jest to kwestia bardzo indywidualna dla danego projektu, zależy od wielu czynników, ale najważniejsze jest podanie klientowi wszystkich kategorii kosztów lub ustalenie jednej kwoty, w ramach której producent jest w stanie wykonać wszystkie niezbędne działania prowadzące do powstania gotowego produktu. Podzielenie usługi na dwa etapy może być korzystne także z punktu widzenia ustalania kosztów. W etapie dotyczącym przygotowania receptury zawrzeć można koszty wszystkich badań oraz prac nad recepturą, w tym koszt dodatkowych zmian czy dodatkowych próbek. Koszty produkcji są łatwiejsze do określenia na podstawie już opracowanej receptury i prognozowanych ilości, jakie będą zamawiane.

4. Specyfikacja produktu

Jest to najważniejsza część ustaleń i często trudniejsza niż mogłoby się wydawać. W Laboratorium Kosmetycznym Ava stosujemy własny wzór takiej specyfikacji, w którym staraliśmy się zawrzeć wszelkie pytania i zagadnienia dotyczące powstającego produktu. Najczęściej klienci przychodzący z własnym pomysłem są w stanie opisać, jakie jest zakładane działanie produktu, jego forma oraz czasem mają wybrany składnik lub kilka składników aktywnych, które chcieliby zastosować. Te dane są kluczowe i ważne, ale dalece niewystarczające. W specyfikacji powstającego produktu musimy zawrzeć takie informacje, jak:

– ogólne cechy produktu (konsystencja, barwa, zapach itp.),

– zaplanowane działanie produktu i przekaz marketingowy,

– składniki pożądane i niepożądane,

– sposób użycia produktu,

– opakowanie (zarówno jednostkowe, np. szklany słoik, jak i dane o etykiecie, kartoniku itp.),

– certyfikaty lub wymagania, jakie musi spełnić produkt (np. wegański, ekologiczny itp.),

– oczekiwana cena.

Jeśli specyfikacja jest sporządzona szczegółowo, to praca nad recepturą nowego produktu przebiega bardzo sprawnie. Oczywiście większość klientów nie będzie w stanie określić wszystkich wymienionych powyżej cech produktu, ale już samo zadanie tych pytań sprawia, że klient ma możliwość zastanowienia się nad tym i wybrania odpowiednich dla siebie opcji. Z mojego doświadczenia wynika, że warto zacząć od oczekiwanej ceny produktu, ponieważ bardzo często jest to element decydujący o możliwości realizacji projektu. Bardzo istotny jest też punkt dotyczący certyfikatów lub wymagań dla produktu – niejednokrotnie zdarza się, że klient przypomina sobie o takich wymaganiach zbyt późno i konieczne jest przerabianie całej receptury w celu stworzenia np. kosmetyku dla wegan.

Co może pójść nie tak

Współpraca w ramach produkcji kontraktowej wymaga zaangażowania obu stron zwłaszcza na początku. Wstępne ustalenia powinny być jak najbardziej szczegółowe, ponieważ na tym etapie musimy określić, czy możemy podjąć się zadania, jakie stawia przed nami klient.

Jakie problemy napotykamy podczas realizacji projektów?

Po pierwsze, dość często wymagania klienta dotyczące produktu rozmijają się znacząco z oczekiwaniami w kwestii ceny. Wiele projektów zatrzymuje się właśnie z tego powodu. Jeśli cena produktu nie jest ustalona na początku, to dochodzi do sytuacji, w której producent wykona już prace nad recepturą, przygotuje próbki, rozpocznie badania, a następnie okazuje się, że produkt jest zbyt drogi.

Po drugie, problemy sprawia niejasny podział odpowiedzialności między obie strony umowy. W trakcie realizacji projektu pojawia się wiele kwestii, które muszą być jasno i wyraźnie sprecyzowane i przypisane do obowiązków jednej ze stron. Przykładem jest zamawianie komponentów, których producent nie używa do innych produktów – warto określić z góry, na jakich warunkach takie komponenty są sprowadzane, używane i magazynowane. Jeśli surowiec/opakowanie jest własnością klienta, to należy ustalić zasady magazynowania i rozliczania zużycia, aby uniknąć wzajemnych nieporozumień. Podobnie wygląda sprawa dokumentów produktu wprowadzanego na rynek. Tutaj też kwestie odpowiedzialności za przygotowanie raportu bezpieczeństwa, zgłoszenie do CPNP czy przygotowanie odpowiednich certyfikatów powinny być ściśle określone. Warto przy tym zwrócić uwagę klienta na koszty i czas potrzebny na przygotowanie poszczególnych dokumentów.

Po trzecie: terminy. Mimo wstępnych ustaleń, w których podajemy klientowi, jaki czas potrzebny jest na realizację kolejnych etapów projektu, może dojść do opóźnień z wielu różnych powodów. Na pierwszym etapie często wydłuża się czas akceptacji próbek kosmetyku przez klienta, ponieważ może zmienić się lekko koncepcja albo efekt działania kosmetyku różni się od oczekiwanego. Dość długi może być też proces dobierania odpowiedniej kompozycji zapachowej czy proces tworzenia etykiety zawierającej niezbędne informacje i zwroty marketingowe. Na kolejnych etapach opóźnienia wynikają często z przyczyn niezależnych od żadnej ze stron, np. brak dostępności komponentów, opóźnienia w realizacji badań zewnętrznych, błędy przy wydruku etykiet itp. Oczywiście takie opóźnienia są zwykle wliczone w zakładane na starcie ramy czasowe, ale wszystkiego przewidzieć się nie da i w razie większych przesunięć klient może nawet zrezygnować z produkcji.

Po czwarte i najważniejsze: komunikacja. Sprawna komunikacja z klientem pozwala uniknąć wielu problemów, szybko reagować na pojawiające się trudności i podejmować sprawnie niezbędne decyzje. Większość producentów wyznacza opiekuna dla danego klienta i to on odpowiada za komunikację, ale warto, aby ten opiekun ściśle współpracował z technologiem, który zajmuje się danym projektem. Częstą praktyką jest angażowanie technologa w ustalenia prowadzone z klientem na wstępnym etapie projektu, ponieważ jest to bardzo skuteczny sposób na prawidłowe sporządzenie specyfikacji produktu. Po stronie klienta osoba odpowiedzialna za projekt nie zawsze ma doświadczenie w branży kosmetycznej, dość często są to osoby z innej branży, które wchodzą dopiero w świat produktów do pielęgnacji. Dlatego po stronie producenta leży ciężar odpowiedzialności za klarowne i jednoznaczne przedstawianie poszczególnych zagadnień dotyczących projektu.

Kontynuacja współpracy

Jeśli projekt zostanie zrealizowany z powodzeniem i bez większych potknięć, to kontynuowanie współpracy jest bardzo możliwe i korzystne. Klient wie, czego może spodziewać się realizując kolejny projekt z tym samym producentem, a my wiemy jak z nim pracować. Oczywiście to, czy produkt powstały w wyniku projektu będzie produkowany wielokrotnie, zależy od wielu zewnętrznych czynników rynkowych. Natomiast należy pamiętać, aby przy kontynuacji współpracy dobrze sprecyzować jej warunki, takie jak czas realizacji produkcji czy odpowiedzialność za wprowadzanie koniecznych zmian w dokumentacji.

Korzyści dla obu stron

Produkcja kontraktowa jest formą współpracy, która daje wiele korzyści obu stronom. Dla klienta, który wprowadza na rynek nowy produkt jest to sposób najbardziej optymalny, ponieważ nie wymaga dużych inwestycji i pozwala oprzeć się na umiejętnościach zespołu, zasobach i doświadczeniu producenta. Ponadto, zmniejsza znacząco ryzyko finansowe, ponieważ część komponentów jest kupowana przez klienta bezpośrednio od producenta, co pozwala na zakup ilości tylko pod produkcję. W wielu przypadkach pozwala też skrócić czas opracowania owej receptury, jeśli klient decyduje się na produkt zbliżony do produktu z oferty producenta. Ponadto, dostęp producenta do komponentów jest zawsze dużo lepszy niż nowej firmy lub firmy wchodzącej na rynek kosmetyczny. Kontakty z zewnętrznymi jednostkami badającymi kosmetyki czy opracowującymi raporty bezpieczeństwa także leżą po stronie producenta, co znacząco odciąża klienta.

Dla producenta taki model współpracy również niesie wiele korzyści. Pomijając najbardziej oczywiste korzyści finansowe, można wymienić na przykład możliwość zdobywania doświadczeń i wiedzy o nowych składnikach kosmetyków. Bardzo często klient chce zastosować w swoich recepturach nowy, innowacyjny składnik, którego producent nie miał jeszcze okazji wypróbować. Dzięki temu zarówno dział badawczo-rozwojowy, jak i produkcyjny uczy się pracować z nowym surowcem. Czasami zdarzają się także ciekawe wyzwania pod względem formy kosmetyku czy opakowania. Takie doświadczenia są dla producenta bardzo cenne i mogą skutkować poszerzeniem katalogu własnych produktów dzięki inspiracji klienta.

Podsumowując – uważam, że produkcja kontraktowa jest bardzo ciekawą częścią działalności producentów kosmetyków i przy odpowiednim podejściu do wstępnych ustaleń jest satysfakcjonująca dla obu stron.

Artykuł został opublikowany w kwartalniku "Świat Przemysłu Kosmetycznego" 3/2022