Zaplanuj sobie system (do planowania)

Pytając koleżanki i kolegów z zaprzyjaźnionych firm z branży kosmetycznej oraz farmaceutycznej o system, którego używali bądź używają do planowania produkcji, zdecydowana większość z nich wymienia ten sam: Microsoft Excel. Każdy z nas obsługuje go w mniejszym bądź większym stopniu zaawansowania. W Excelu pliki oraz bazy danych możemy zbudować od podstaw i dostosować je do specyfiki naszej firmy. Wraz z rozwojem organizacji rozbudowujemy pliki, jak również zwiększa się ich ilość. Dochodząc do momentu, w którym nie jesteśmy w stanie optymalnie połączyć danych z całej masy przeróżnych tabel i tabelek, zaczynamy zauważać, że MS Excel ma swoje ograniczenia. Przy tysiącach indeksów wyrobów gotowych i materiałów do produkcji, planach przeglądów maszyn czy harmonogramach testów dla nowo wdrażanych produktów, wielką sztuką wydaje się zebranie tych danych w jednym miejscu. Dotychczasowy patent na planowanie przestaje spełniać oczekiwania zarówno nasze, jak i pozostałych uczestników procesu z innych obszarów. W głowie Planisty Produkcji pojawia się więc wizja idealnego systemu do planowania.

Programu, który można skonfigurować pod nasze specyficzne potrzeby. Abyśmy mogli z całej bazy standardowych parametrów wybrać te, z których podczas codziennej pracy faktycznie będziemy korzystać.

Różnorodność produktów i opakowań

Rynek wymaga od firm z branży kosmetycznej wdrażania coraz to nowych, innowacyjnych produktów. Kiedyś krem do twarzy był głównie w słoiczku, dziś może być na przykład w opakowaniu typu Airless. Do żeli do mycia twarzy w tubach dołączyły pianki do mycia twarzy konfekcjonowane do butelek z pompkami pianotwórczymi. Dywersyfikujemy oferty do klientów, a różnorodność opakowań wykorzystywanych w jednej organizacji powiększa się. Różne rodzaje opakowań, materiały, z których te opakowania są wykonane, ich formaty, średnice – to wszystko ma wpływ na proces produkcji i jego efektywność. Minimalizacja ilości przezbrojeń to jeden z celów, które stawia przed sobą każda firma. Idealny system do planowania powinien uwzględniać macierze przezbrojeń, opracowane dla każdego urządzenia tak, abyśmy mogli maksymalizować czas, w którym na danej maszynie produkowane są masy, czy dozowane butelki.

Zdarza się, że w naszej organizacji, w procesie produkcji wytwarzamy jeden wsad (jedną masę), który w następnym etapie jest konfekcjonowany do opakowań różniących się przykładowo pojemnością, z których to opakowań powstają różne wyroby gotowe, takie jak saszetki 2 ml, produkty mini o pojemności 50 ml i produkty XXL o pojemności 300 ml. W takich przypadkach, gdy produkujemy próbki w postaci saszetek, które są materiałem reklamowym, optymalnie jest obniżyć maksymalnie koszty wytworzenia tego typu produktu. Idealny proces to produkcja jednej masy z uwzględnieniem sumarycznego zapotrzebowania na produkty z każdej pojemności, ale już konfekcja – rozdzielona na kilka operacji przypisanych do różnych maszyn konfekcjonujących. Super by było, gdyby nasz idealny system do planowania potrafił to uwzględnić.

Każdy w swoim portfolio produktowym ma indeks lub kilka indeksów, których proces produkcyjny wymaga indywidualnego podejścia. Masa takiego produktu może wymagać na przykład kilkugodzinnej lub nawet kilkudniowej stabilizacji, zanim będzie można rozpocząć proces konfekcji. Chcemy, aby i w tym zakresie system nas wspierał i uwzględniał nasze wytyczne, wrzucając zawsze do planu produkcji taką specyficzną oraz wymagającą masę na przykład na drugą zmianę w piątek. Podczas weekendu masa się ustabilizuje i od poniedziałku będzie mogła być konfekcjonowana.

Ograniczone zasoby: ludzie, Produkcja, komponenty

Plan produkcji ma największe szanse na realizację wtedy, gdy uwzględnimy w nim maksymalną ilość informacji: dostępność maszyn oraz pracowników. Zapasy komponentów, ale tylko z tych magazynów, które sobie wybierzemy. Harmonogram okresowych przeglądów maszyn, wydajności urządzeń, czas potrzebny na wszystkie czynności produkcyjne i te dodatkowe, takie jak na przykład mycie czy dezynfekcje. Możliwość zaszycia w programie wyjątków. Ta ostatnia informacja, uwzględniana w układaniu harmonogramu prac dla produkcji, jest o tyle istotna, ponieważ często można odnieść wrażenie, że cały model planowania opiera się na wyjątkach, skomplikowanych technologiach wytwarzania oraz specyficznych wymaganiach, indywidualnych prawie że dla każdego indeksu.

W każdej organizacji mają miejsce przestoje maszyn, te planowane – przeznaczone na cykliczne przeglądy oraz te nieplanowane, spowodowane przez awarie. Gdy nagle wydarzy się awaria, chcielibyśmy, by system pomógł nam w zarządzaniu taką sytuacją na przykład poprzez wyłączenie dostępności niesprawnego urządzenia i przeplanowanie oddelegowanych tam indeksów na alternatywne zasoby.

W przypadku, gdy nie posiadamy usystematyzowanej bazy danych z kompletem informacji dla każdego indeksu, dobrze by było móc zacząć pracę w systemie od ogółu i z biegiem czasu przejść do szczegółu. Warto na początku podzielić całą naszą ofertę wyrobów gotowych na kilka czy kilkanaście grup produktowych i właśnie z poziomu konkretnej grupy podobnych do siebie indeksów zacząć gromadzić dane oraz je parametryzować. Na pewno jest to rozwiązanie mniej czasochłonne i wymagające mniejszego zaangażowania zasobów ludzkich, niż pochylanie się nad każdym jednym produktem indywidualnie tym bardziej, że czasami nawet oznaczenie któregoś z parametrów wymaga specjalistycznych badań, na wyniki których musimy poczekać. Korzystniej jest w takiej sytuacji wszystkie nasze siły i środki zaangażować w projekt wdrażania systemu.

Optymalnie byłoby pracować z programem, który wspiera obszary blisko współpracujące z planowaniem produkcji takie, jak na przykład planowanie materiałowe. Systemem, który po przetworzeniu danych wygeneruje nam propozycję zakupu komponentu z dopasowanym MOQ czy też propozycję zlecenia produkcyjnego, które powinno trafić do planu produkcji, ponieważ nasz zapas magazynowy spadł poniżej bezpiecznego poziomu.          

Zmienne warunki brzegowe

Z perspektywy osoby odpowiedzialnej w firmie za strategię planistyczną, przydałoby się mieć możliwość wyboru z różnych wersji harmonogramów produkcji na dany dzień tej opcji, która w tym konkretnym momencie jest najbardziej optymalna dla organizacji. Skupienie się na maksymalnym wykorzystaniu możliwości produkcyjnych poszczególnych maszyn w okresie zwiększonego zapotrzebowania klientów, czy też najbardziej optymalnym wykorzystaniu ludzi w okresie urlopowym. Różne strategie na różne czasy zaszyte w programie, który działa zgodnie z ustalonymi przez nas regułami.

Jedną z większych zmiennych w planowaniu jest dostępność (lub jej brak) zasobów ludzkich. Do stworzenia realnego harmonogramu produkcji potrzebujemy informacji o dostępności poszczególnych grup pracowników, dedykowanych do różnych operacji produkcyjnych, zgodnie ze swoim kompetencjami. Na to musimy nakładać absencje planowane, czyli urlopy i absencje nieplanowane, jak na przykład zwolnienia lekarskie oraz przerwy wakacyjne, świąteczne, związane z długim weekendami, czy też z planowanymi w firmie inwentaryzacjami. Chcielibyśmy, aby program do planowania te wszystkie dane uwzględniał, dzieląc nam kadrę produkcyjną na zmiany. W zależności od sytuacji, potrzebujemy czasami wyłączyć jedną zmianę na dwutygodniowy okres ferii zimowych, lub włączyć trzecią zmianę w okresie wzmożonego zapotrzebowania na nasze produkty, związanego na przykład z szeroką kampanią promocyjną lub też zastosować reżim sanitarny w sytuacji pandemicznej i zapewnić niemieszanie się pracowników z różnych zmian.

Na działalność naszych organizacji wpływ mają czynniki zewnętrzne, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć i im zapobiegać. Problemy z dostępnością komponentów związanych na przykład z nieurodzajem lub suszą, czy też zdarzenia losowe u dostawców, na przykład pożar magazynu, to coś, z czym mierzy się każda firma produkcyjna. Szukając rozwiązań dla trudnych i niezapowiedzianych problemów, sięgamy po zamienniki. W większym lub mniejszym stopniu, każda firma stosuje zamienniki zarówno dla surowców, jak i dla materiałów opakowaniowych. Stosuje się też zamienniki w przypadku maszyn czy technologii wytwarzania. Możliwość umieszczenia w systemie wszelkich informacji o zamiennikach z różnych obszarów uszczęśliwiłaby każdego Planistę Produkcji.

A wracając do Excela, o którym mowa była na początku, przyzwyczaił nas do określonego interfejsu i sposobu nawigowania. Dlatego od systemu planistycznego oczekujemy znanego nam interfejsu, w którym na przykład możemy zaznaczyć interesujące nas dane i je skopiować, czy też przeskakiwać pomiędzy arkuszami. Systemu intuicyjnego i relatywnie prostego w obsłudze. Czy taka lista życzeń Planisty jest możliwa do spełnienia?

Magdalena Kobryń – ekspert w zakresie planowania i organizacji procesów produkcyjnych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w branży kosmetycznej.

„Wielu z naszych klientów borykało się z problemami i wyzwaniami przedstawionymi przez Panią Magdę. Specyfika branży farmaceutycznej i kosmetycznej oraz zachodzące tam procesy produkcyjne wymagają stosowania dobrego i wydajnego systemu do planowania, który bierze pod uwagę wiele elementów, informacji i ograniczeń indywidualnych dla tej branży, a z drugiej strony jest w stanie szybko wygenerować różne wersje planów, w zależności od ustalonych priorytetów. Takim systemem jest ASPROVA APS, która pozwala w taki sposób ułożyć zarówno plan długofalowy, jak i harmonogram produkcji, aby spełnić cele Planisty. Przykładowo, może to być optymalizacja ilości przezbrojeń i skrócenie ich sumarycznego czasu. Wówczas w procesie planowania brane są pod uwagę zdefiniowane przez użytkownika macierze przezbrojeń, grupowanie indeksów, ale także wąskie gardła występujące na produkcji. ASPROVA umożliwia także bilansowanie produkcji, uwzględniając dostępność pracowników o określonych kompetencjach, pozyskując dane np. z programu do grafikowania pracy. System pozwala także na synchronizację procesów produkcyjnych o zupełnie różnym charakterze – np. procesów wytwórczych z procesami konfekcjonowania. Posiada również możliwość planowania materiałowego i spełniając założenia MRPII – daje odpowiedź na pytanie, jak dostępność któregoś z zasobów czy narzędzi wpłynie na zmianę harmonogramu, a co za tym idzie, zarówno na również zmianę w zakresie zapotrzebowania materiałowego, jak i zmianę w zakresie obciążenia mocy predykcyjnych. Tworzenie symulacji i alternatywnych planów produkcyjnych w ASPROVA APS pozwala przewidzieć skutki zmian dostępności surowców, wprowadzenia określonych zmian w zasobach (przykładowo – zablokowania Produkcja w wyniku awarii czy zablokowania kadzi przez konieczność powtórzenia badań laboratoryjnych partii produktu tam się znajdującej), czy nawet zmian w produkowanym asortymencie. Funkcjonalność tworzenia symulacji w skali globalnej umożliwia nawet planowanie czy projektowanie zdolności produkcyjnych całego zakładu.

System ASPROVA stworzony jest dla tych, którzy chcą całościowo spojrzeć na procesy zachodzące na produkcji. Plany tworzone w ASPROVA mogą uwzględniać plany działu kontroli jakości, plany remontowe służb utrzymania ruchu, czy plany sprzedażowe lub popytowe. Mogą być tworzone dla różnych horyzontów planowania – od kilku tygodni do kilkunastu miesięcy.

Użytkownicy systemu ASPROVA podkreślają, że dzięki szerokim możliwościom konfiguracyjnym są w stanie odzwierciedlić w systemie rzeczywiste zachodzące w firmie procesy, indywidualne dla tej branży, i wszystkie pojawiające się ograniczenia. Dzięki temu, że w eq system stawiamy na głęboką analizę stanu aktualnego, jak pożądanego u naszych klientów, budujemy rozwiązania, które prowadzą do oczekiwanych celów. Jednym z nich jest taki system do planowania, jaki Planista sobie wymarzył i … zaplanował.”

Artykuł sponsorowany

Artur Głodek – ekspert w dziale analiz biznesowych w eq system